Diplomadosec 090314122805 Phpapp01

DIPLOMADO
“HERRAMIENTAS DE
EXCELENCIA PARA EL
DESARROLLO
SECRETARIAL”
Modulo III. Manejo y Presentación de la
Información.
Tema 1: Sistemas de archivo y manejo de
correspondencia.

OBJETIVO DEL TEMA:.
Al finalizar el tema, las participantes
identificarán los diferentes métodos y
técnicas para llevar a cabo el resguardo de
los documentos que se generen en su área de
trabajo, tanto en papel comoelectrónicamente

¿ QUE ES ARCHIVONOMIA?






Según el diccionario de la lengua española, la
palabra archivonomía de acuerdo con su etimología
proviene de la raíz latina archivum, disciplina que
estudia los archivos en todos los aspectos.
Algunas veces, el archivar queda delegado a un
segundo término, o sencillamente, los documentos
se acumulan en el escritorio durante semanas, esto
ocasionagrandes problemas, ya que cuando el jefe
solicita un expediente a la secretaria, ella no lo
tiene al día y trata de localizar el o los documentos
en la carpeta donde guarda temporalmente los
documentos en espera de ser archivados, por lo
que el objetivo secretarial no se cumplirá.
http://www.youtube.com/watch?v=5SnpSGopgGI

1.1.1. LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Planeación
ControlOrganización

Ejecución
Integración

1.1.2. CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO

1.2. CICLO DE VIDA DE UN
DOCUMENTO

1.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Correspondencia es cualquier comunicación escrita.
Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente
en: recibida, enviada o interna.
Correspondencia recibida como su nombre lo
indica es la recibida de organizaciones externas,
como cartas, oficios,telegramas, solicitudes e
informes.
Correspondencia enviada es aquella que se remite
a individuos o a organizaciones externas; se
acostumbra retener para los archivos por lo menos
una fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental),
incluye aquella correspondencia entre
departamentos de la misma organización, como:
memoranda, informes, circulares, avisos.

1.3.2. RECEPCIÓN DELA CORRESPONDENCIA

1.3.3. TRAYECTORIA DE UNA CARTA

1.4. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

1.4.1. SISTEMA ALFABÉTICO
Conocer adecuadamente el alfabeto.
 Considerar que para el archivo no existen
letras dobles (ch, ll, rr), éstas siempre se
tomarán como consonantes sencillas
seguidas de otra.
 Conocer y aplicar las reglas de clasificación.


Reglas de clasificación
1. El nombrecompleto de una persona consta
de nombre (s) y apellidos paterno y materno.
Al archivar un documento relacionado con
una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido paterno, luego el
materno y por último el nombre (s),
antecedido de una coma.

Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se
archivan después del nombre.Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre.
Ejemplo:
Virginia de los Cobos Ríos

Cobos Ríos, Virginia de los

Luis de los Ríos Ruiz

Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.)

Arq. Ángela de los Ríos Ruiz

Ríos Ruiz, Luis de los

Dra. Laura de la Cuadra de Rubio

Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra
(de)

Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de sudenominación, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposición, no se toma
en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artículo al principio, éste
se deberá escribir después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo:
Compañía Mexicana, S.A.

Compañía Mexicana, S.A.

Institución Bancaria, S.A.

Institución Bancaria, S.A.

El príncipe, S.A.

Lipesa de México, S.A.Lipesa de México, S.A.

Príncipe, S.A. (El)

Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominación, se
alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a éste y por último lo
que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compañía Hermanos Solórzano, S.A.

Salinas, S.A. Compañía

Empresas Velásquez y Hermanos, S.A.

Solórzano, S.A. Compañía Hermanos

Compañía...