Documentacion Interna Y Externa De Recursos Humanos

DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
-Oficio
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Área de Difusión
El oficio de define en dos niveles:
A nivel externo: (fuera de una institución) establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno: (dentro de la institución) enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad oinstitución.
Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institución.
2. Lugar y fecha
3. Número del oficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio
Datos complementarios:
•Nombre del año(obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)
•Referencia
•Anexo

1. Documentos de que se sirve la empresa en su ámbito interno.
• Convocatorias
• Actas
• Autorizaciones
• Avisos y anuncios
• Boletines y revistas
• Memorándum
• Nota interior
• Solicitud.
• Informe

2. Convocatorias.
En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupode personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.
3. Actas.
Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de losacuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
4. Partes en que se divide un acta.
• Inicio: que a su vez consta de tres bloques:
• Citando la localidaddonde se celebra la reunión, la fecha, hora y nombre de la empresa.
• Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo delacta.
• Figura el “Orden del día”, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.
• Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.
• Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del díade la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma.
5. Autorización.
Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversosmotivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.
6. Avisos y Anuncios.
Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y...