documentos administrativos

INTRODUCCION

Conocemos con el nombre de documentos administrativos a toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

La administración públicaestá integrada por todas las entidades dependientes del Estado, como el Congreso de la República, los ministerios, las regiones, las municipalidades, las universidades nacionales y los demás centros educativos estatales que, en conjunto, constituyen el Sector Publico; y la administración privada la conforman las entidades que no dependen del estado, como empresas, instituciones financieras,culturales, sociales, deportivas y educativas..













OFICIO

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Su finalidad
Informar
Invitar
Pedir
Remitir.

Área de Difusión

El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos queocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonandoasuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.




Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institución.
2. Lugar y fecha
3. Número deloficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio
Y los complementarios:

Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)
Referencia
AnexoMEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)

Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difundeen todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, paralo segundo.

Área de Difusión
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y...