Documentos Contables

Documentos Contables

Definición
Son todos los comprobantes en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo a las disposiciones de la ley y son fundamentales para el desarrollo de la empresa ya que permiten un control de todas las transacciones que realiza la empresa.
Clasificación:
Internos: Recibo de caja o comprobante de Ingreso,consignaciones bancarias, comprobante de egreso o pago, factura de venta, nota débito, nota crédito, remisión, orden de compra, pedido y cotización.
Externos: Notas débito bancaria, nota crédito bancaria, letra de cambio, pagaré, cuenta de cobro, cheques.
Internos

Recibo de caja
Concepto | Generalidades, requisitos | Contabilización |
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual  constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.   El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
| 1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.2. Número consecutivo de la transacción.3. Fecha de la operación.4. Descripción de los bienes oservicios.5. Valor total de la transacción | El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.   Generalmente es un soporte de los abonos parciales   o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentesde ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
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Consignaciones bancarias

Comprobante deEgreso

Concepto | Requisitos | Contabilización |
Las empresas para realizar los desembolsos o pagos a favor de terceros utiliza los comprobantes de egresos de bancos y egresos de caja, sin embargo para control interno y como medida de seguridad, se recomienda no hacer pagos en efectivo por caja, sólo utilizar el banco mediante el giro de cheques. | 1. Nombre o razón social y Nit delvendedor o quien presta el servicio.2. Número consecutivo de la transacción.3. Fecha de la operación.4. Descripción de los bienes o servicios.5. Valor total de la transacción | El comprobante de egreso se contabiliza con débito al que presta el servicio o vende los bienes y crédito el pago ya sea con cheque o en efectivo. |

Factura de venta

Nota débito

Concepto | Requisitos | Contabilización |Estos comprobantes se utilizan para cargar en la cuente, aquellos valores que corresponden a clientes u otros por: * Omisión. * Errores. * Incumplimiento. del pago oportuno de las cuentas. Ejemplos para las situaciones anteriores: * Valor de fletes o comisiones no facturadas. * Valor por corrección de precios o intereses en mercancías a crédito, facturadas por menor valor delconvenido. * Valor de liquidación por intereses de mora. | La preparación de este comprobante puede hacerse en original y una copia así: * El original se envía a clientes u otros para notificarlos el respectivo cargo en su cuenta. * La copiaa contabilidad para su registro en libros. Requisitos:-A quién va dirigida la nota débito, NIT y el número consecutivo.-Conceptode la nota débito.-Fecha. | Ejemplo:Concepto1-Reliquidación factura n.001 por error en:2-Liquidación HORNO ELÉCTRICO Ref: ICEHE3-Valor precio listadp:22000+ IVA 30800=2508004-Menos 5-Valor facturado 130000+IVA 18200=148200Total: 102600 |

Codificación | Débito | Crédito | Codificación | Débito | Crédito |
130505413536 | 102600 | 90000 |240805 | | 12000 |

Nota Crédito

Nota de contabilidad
Concepto | Requisitos |
Este documento se utiliza en la empresas para registrar contablemente transacciones u operaciones que no tienen soportes externos, pero que es necesario registrarlas para afectar los resultados del ejercicio, como las amortizacionesde diferidos, depreciaciones, etcétera. | Se elaboraen original solamente.1....