documentos oficiales

El oficio
El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera comunicar.
Comocualquier documento, deberá contener un encabezado con los datos del Organismo Oficial que emite el documento, un cuerpo donde se detalla y se expone el comunicado y un pie en la que suele constar la despedida, normalmente utilizando la fórmula: “lo que comunico” y la firma autógrafa de la persona remitente.

Documento ejemplo de oficio
Providencia
Una providencia es un instrumento que se utilizapara dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen dos clases de providencia.
Providencia resolutiva
En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,

Ejemplo
MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL COORDINACIÓN SECTOR NORTE
---DINACIÓN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA, VEINTITRÉS DE MAYO DEDOS MIL OCHO.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCÍA PÉREZ, Director de la Escuela Nacional Urbana Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla, Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para aporte de limpieza y seguridad, para el establecimiento enmención para el año dos mil nueve, por la cantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante la comisión de finanzas de esta escuela, adjunto doce folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el semestre de enero a junio dos mil siete.
PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.
Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artículos Nos.12, 13, y 16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un monto de Q.3.00 (tres quetzales exactos) destinada para la seguridad y limpieza del establecimiento para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo el control de la comisión de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos milocho.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Coordinador Sector Norte Guatemala
Cc. Archivo
Providencia administrativa
Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.
La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
Solicitar antecedentes
RatificarEscuchar a otra persona
Solicitar pruebas
Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
Nombre de la oficina Administrativa
Fecha (escrita en letras),
Asuntos objetivos
Número de la providencia,
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la envía.
Aplicación
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida. Es necesario que en laprovidencia se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con mayúsculas. A continuación se presenta un ejemplo de la providencia administrativa:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA
COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA
SECTOR NORTE
----VISIÓN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRÉS DE MAYO DE DOSMIL OCHO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 años de edad, guatemalteca, vecina del municipio de Chinautla, Profesora de enseñanza Media y Catedrática del Instituto Rubén Darío del municipio de Chinautla, jornada matutina;...