ecomonomía

7.4 Compras.

7.4.1 Proceso de compras.

Los encargados de las diferentes áreas que conforman la empresa deben de conocer perfectamente los productos o servicios que manejan, para que de esta manera se desarrollen las especificaciones estándares de compras en las cuales se describirán las características concisas de compra de los productos en cuanto a color, calidad, tamaño, peso, porción,prestación, cantidad, etc., deseados. Los factores que se especifiquen deberán de ser descritos con suficiente claridad y detalle, con el fin de guiar apropiadamente a todas las personas que tengan la necesidad de su uso.
Estas especificaciones serán vistas y atendidas por el comprador, el cual dispone de un directorio con los datos, productos, precios, condiciones de pago y de entrega de por lomenos tres proveedores por producto. Visitará centros de abasto, fábricas, empacadoras, etc., para conocer y estar al tanto de las calidades ofertadas, nuevos productos o presentaciones, lo cual coadyuva a las buenas relaciones comerciales.
De igual manera, deberá visitar periódicamente a los proveedores para estar al día en cuanto a productos nuevos, ofertas y planes de venta especiales einformar de ello a los departamentos correspondientes. Efectuara compras solamente a proveedores altamente reconocidos por su seriedad, responsabilidad y por la calidad de sus productos.

7.4.2 Información de las compras.

En las especificaciones estándares de compras se detalla la información necesaria que describe al producto que se comprara, esta información será desarrollada por losencargados de las diferentes áreas de la empresa. En dicho documento se desarrollaran el tipo de artículo, la calidad, el peso o cantidad y las determinaciones específicas del producto determinando las necesidades específicas de uso de cada producto.
El personal que interviene en las especificaciones deberá de verificar el contenido de estas, antes de mandar la orden de compra al proveedor, para quecumplan con los requerimientos que se solicitan.
El gerente de compras con base a sus conocimientos de las mercancías, proveedores y centros de abasto, podrá sugerir la aceptación, rechazo o cambio de los productos, en un momento dado, cuyos precios sean demasiado altos o que sean difíciles de adquirir.


7.4.3 Verificación de los productos comprados.

En Holiday Inn se establecerán ymantendrán al día procedimientos documentados para asegurar que el producto comprado cumpla con los requisitos específicos, y así evitar problemas con el material recibido.
Para ello se deberá:
Elaborar y actualizar la relación con el proveedor.
Elaborar documentos que describan claramente la solicitud de los productos o servicios a los proveedores. (Identificando el producto y las característicasconcisas de compra de los productos en cuanto a color, calidad, tamaño, peso, porción, prestación, cantidad, etc.
Realizara verificaciones de los productos.
El responsable de calidad y el departamento de compras son los responsables de determinar la capacidad y requisitos mínimos para la evaluación del proveedor.
Para la búsqueda de algún proveedor o en que caso de alguno que ya este suministrandoproductos o servicios se aplicara una encuesta de evaluación previa (Anexo). La cual consistirá en proveedor realice una auto-evaluación siguiendo dicha encuesta.
El departamento de servicios y calidad se responsabilizaran de:
Establecer un registro de archivo de encuestas enviadas.
Un seguimiento del cumplimiento por parte del proveedor.
Comunicar los resultados de la encuesta al encuestado.Cuando los productos lleguen las sucursales de Holiday Inn la persona que los reciba se encargara de realizar una verificación, para ver si cumplen las exigencias específicas en el pedido del proveedor. Dicha verificación se realizara de forma cuantitativa y cualitativa.
El departamento de servicio o de calidad comprobara que la cantidad y el tipo de producto recibido correspondan con los...