el acta

EL ACTA
El acta es un documento en el que se registra en forma sucinta el desarrollo y de los acuerdos tomados en una sesión o asamblea, ya sea dentro de una institución o en cualquier organismo público o privado . Es un documento de gran importancia y valor, razón por la cual en el que se registran deben estar legalizados por un notario público.
LA SESIÓN
Se llama sesión a una reunión desocios o miembros de una institución o asociación en la que se discuten asuntos importantes para su buen funcionamiento.
Debe convocarse por citación escrita y de manera anticipada. En algunos casos la citación se hará por medio de algún órgano de prensa(diario,televisión,radial,etc.)
¿Qué estructura debes seguir para hacer un acta de reunión?
Una acta de reunión debe contener todo aquelcontenido que sea relevante. Como ves, es difícil que un robot haga un acta de reunión dado que saber que es “relevante” requiere de una cierta inteligencia. El contenido dependerá bastante del tipo de reunión y de la temática, pero seguro que para todas las reuniones se puede estructurar el contenido en base a los siguientes puntos:
Datos del contexto de la reunión: fecha, intervalo de tiempo en que seprodujo la reunión, asistentes, ubicación donde se realizó, etc.
Orden del día: al principio de todo del acta una enumeración de los puntos que se han tratado. Idealmente los puntos tratados deberían haberse acordado previamente a la reunión. No pasa nada si no es así siempre y cuando quien dirija la reunión tenga claro el guión y la reunión no se convierta en una deriva errática de temas acomentar.
Aprobación del acta anterior: si alguien se toma la molestia de hacer la “fotofinish” de una reunión y luego los asistentes no dan su aprobación ¿De qué sirve el acta? pues de poco. Lo recomendable es enviar el acta a los asistentes por vía telemática pero revisarla durante la próxima reunión. Si lo intentas hacer por mail puedes destapar la caja de pandora y será poco eficiente. Laaprobación del acta, con enmiendas si se hacen, se reflejará en el acta de la próxima reunión.
Desarrollo de los puntos tratados: yo los agruparía según un criterio temático. Tema A, explicación de lo relevante. Tema B, explicación de lo relevante, etc. Los temas a plasmar dependerán mucho de la reunión. Pueden ser bloques temáticos del desarrollo de una aplicación, la identificación de riesgos de unproyecto, los puntos relevantes de un servicio prestado (tema incidencias, tema revisión informe servicio, etc.).
Acuerdos: descripción de aquellos puntos que se han acordado durante la reunión. Si se ha acordado que el proyecto va a empezar en tal fecha, que las personas implicadas serán fulanito y menganito, que la dedicación de tal persona será total (full-time) debe hacerse constar en acta. ¿Quépasa si un proveedor dice en una reunión que Alberto estará full-time para el proyecto y luego resulta que sólo dedica 2 días a la semana para dicho proyecto? lo que pasa lo sabemos todos, un marrón, pero si hay una acta de por medio todo es más objetivo. El cliente puede acreditar que se acordó dedicación total y el proveedor tiene que tener un buen argumento o hacer una contra-prestación (ponerun perfil similar al 100%) para subsanar el problema. Si nada queda escrito es cómo si nada hubiese sucedido. El mismo concepto es aplicable a cualquier otro tema. ¿Qué pasa si se toma una decisión técnica y no se hace constar en un acta? marrón doble, luego no hay constancia escrita de qué decisión se tomó, quién o quienes la tomaron y qué argumentos dieron. No se puede hablar objetivamente y lopeor, no se puede aprender de los errores.
Plasmar el “making-off”: en determinadas ocasiones es importante que se refleje en el acta cómo sucedió una cosa. Hacer constar que primero Alberto propueso la opción A, pero que Juan dijo que no podía ser porque no tenían tal material y propuso la opción B. De nuevo, hace falta una cierta inteligencia para ver si esto es relevante y ver si el tiempo...