el acta

EL ACTA
Concepto.

El término acta viene del latín, como plural de actum, que significa acto. El
Diccionario de la Real Academia Española registra las siguientes acepciones de
esta palabra:


1. Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.
2. Certificación en la que consta el resultado de la elección de una persona.3. Relación fehaciente que extiende el notario, de uno o más hechos que
presencia o autoriza.

El acta de reuniones formales puede ser considerada un documento legal. Como
tal, deben ser protegidas contra alteraciones indebidas. Por regla general, la
custodia del libro de actas de una corporación la tiene el secretario y se guarda en
un lugar seguro y bajo llave.

El acta de reuniones informales puede ser breve y sencilla.El acta se somete para aprobación del cuerpo u organismo en la reunión siguiente.
Una vez aprobada se incorpora en el libro de actas.

Algunos organismos que atienden y discuten asuntos que requieren extrema
confidencialidad mantienen un libro de actas con páginas numeradas para
conservar las actas. Los libros se identifican y se archivan permanentemente. Enestos cuerpos sólo se hace una copia del acta y se le da lectura en la reunión. No
se duplica la misma, tampoco se hacen copias de la agenda para cada miembro.

Procedimientos formales previos a la reunión.

Preparación y organización de las reuniones.

 La planificación y preparación de una junta o reunión, de la cual haya que tomar
acta, generalmente está a cargo de una secretaria. Desde la convocatoria previa, hasta la distribución del acta respectiva, y la
preparación de documentos, equipo audiovisual, local, número de asientos, etc.
deben revisarse con antelación.

 También deberá mantenerse un estricto procedimiento de organización del
campo de trabajo y de los útiles de oficina necesarios durante la reunión.

Convocatoria y agenda



 La convocatoria es un documento expedido por una persona o personasautorizadas, por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros
de una institución, asociación, empresa, etc. para que de acuerdo con su
estatuto y reglamento participen en el estudio y resolución de asuntos que deben
conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos cuerpos o grupos.

Se utiliza principalmente para citar a varias personas a fin de que asistan a unacto determinado: reunión, asamblea o convención. La convocatoria indica la
fecha, hora, lugar y propósito del acto.

Se usan para reuniones internas, se envía a los miembros del personal por
medio del correo electrónico. Sin embargo, su uso no se limita a reuniones
internas, se usan para enviar convocatorias y agendas (y otros tipos de
documentos) a sus miembros en cualquier lugar del mundo; de este modo sehace expedita la entrega de la documentación y se reducen los costos de
franqueo.

 La agenda, denominada también orden del día, es la enumeración de los temas
que serán tratados en la reunión.

 Toda convocatoria debe contener datos básicos tales como:

1. Membrete. La convocatoria debe presentarse en papel membretado.
2. Expresión de ser convocatoria. El título CONVOCATORIA se centrahorizontalmente en la hoja y se escribe todo con may
3. Lugar y fecha en que se expide
4. Destinatario (establecer a quién se convoca; puede ser personal o en
forma colectiva)
5. Lugar, día y hora de la reunión, junta o asamblea (generalmente se
indica la hora de inicio, no así la de conclusión)
6. Disposición reglamentaria en que se funda la convocatoria.7. Señalamiento de si establece que habrá una primera y una segunda
convocatoria y el horario de inicio para cada una)
8. Orden del día (agenda)

MODELOS

CONVOCATORIA

De acuerdo con los que dispone la Ley Constitutiva, se convoca a todos
los miembros del Colegio de Secretariado Profesional de Costa Rica, a la
Asamblea Ordinaria que se llevará a cabo el 12 de noviembre de 1997, a...