El Archivo General de Protocolos

EL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS.
Es una dependencia del Organismo Judicial, específicamente de la Presidencia, que se encarga directamente de llevar el control y registro de obligaciones legales notariales de los notarios y requisitos que deben llevar los instrumentos públicos que autorizan, para dar seguridad y certeza jurídica a los mismos, garantizando la seguridad jurídica documental delpaís.
Según el artículo número 78 del Código de Notariado su función es la de Registro de:
1. Mandatos Judiciales.
2. Recibir y conservar expedientes extrajudiciales de jurisdicción voluntaria.
Con respecto a esta literal no se tiene un plazo para hacer la entrega de expedientes únicamente con respecto a las Diligencias Voluntarias de Rectificación de Área.
3. Testimonios Especiales deescrituras públicas autorizadas por los notarios del país.
En este sentido el Archivo General de Protocolos, ejerce la función de archivo almacenador o custodiador de la entrega de los testimonios especiales, por ser el ente receptor de los testimonios especiales de forma obligatoria dentro del plazo de 25 días hábiles posteriores al otorgamiento de dichos actos o contratos.
Cuando los notarios hacencaso omiso con respecto al plazo que se tiene para entregar cualquier tipo de aviso que recepciona el Archivo General de Protocolos, se cobra una multa de Q 25.00 a partir del 26/06/2011 según expediente 2729-2011.
También podemos mencionar que con respecto a la entrega de testimonios especiales hay dos maneras en que los notarios pueden expedirlos:
Transcritos
En fotocopia
No podemos dejar demencionar que la entrega de testimonios especiales de los testamentos que debe de ser en plica cerrada y siempre de las mismas dos modalidades anteriormente mencionadas.
Dentro de este apartado no se menciona lo relativo a la entrega de los avisos trimestrales pero también se tiene el plazo señalado en el apartado superior.
Además, se cuenta con la asistencia de Delegados del Colegio deAbogados y Notarios, que verifican el estricto cumplimiento del timbre notarial y que aunque se encuentran dentro de la institución del Archivo General de Protocolos, así como también en las diferentes delegaciones no forman relación laboral.
Con respecto al pago del timbre notarial se debe de hacer por medio de estampillas que se adhieren a la primera hoja del testimonio especial y en el caso de lostestamentos cerrados, que se realiza en la transcripción del acta de otorgamiento de testamento cerrado en plica, regularmente se hace adhiriéndolo como medio de seguridad en el cierre del sobre.
La tarifa mínima es de Q. 1.00 y el máximo Q. 300.00 sobre el valor objeto del contrato, computando Q. 2.00 por cada Q. 1,000.00.
Los notarios que no se encuentren solventes, con respecto a la entregade testimonios especiales, avisos trimestrales y entrega de índice, la Corte Suprema de Justicia publica en el diario oficial la lista de notarios que incumplieron, quedando inhabilitados para ejercer la profesión del notariado, hasta que cumplan con esa situación.
4. Depósito de protocolos de Notarios por motivo de fallecimiento, impedimento o ausencia.
Una de las funciones que ejerce elArchivo General de Protocolos y que es de suma importancia es la Supervisión Notarial como ente de control notarial.
Por orden de la Presidencia de Organismo Judicial se ha encomendado enfáticamente la función de supervisión notarial para mejorar la técnica notarial, el estricto cumplimiento de las obligaciones notariales no solo durante el acto sino que también las obligaciones posteriores paradarle seguridad y certeza jurídica a todos los actos o contratos autorizados ante notario.

La revisión e inspección de protocolos notariales, tal y como la Unidad de Supervisión Notarial le denomina, se realiza por sorteo, citando al notario a revisiones ordinarias verificando el estricto de cumplimiento de conformidad con la ley del empastado, foliación, razones marginales, debida autorización...