el oficio

EL OFICIO

1. CONCEPTO
El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Publico; y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinaracciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

2. ÁREA DE DIFUSIÓN
El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de una institución: y a nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargosdirectivos.
A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su comunicación externa.

3. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
3.1 Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces.Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo, nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
3.2 Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos de la institución.
3.3 Los que desempeñan cargos directivos no estánfacultados para hacer eso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título profesional, sino en representación de una entidad o institución, o en merito a un cargo directivo que se ocupa.Por ejemplo, lo usan los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan ningún cargo directivo.





4. PARTES

4.1 El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

4.1.1 Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
4.1.2 Lugar yfecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
4.1.3 Código
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por unalínea oblicua y el año en curso.
4.1.4 Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
4.1.5 Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en elcuerpo.
4.1.6 Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
4.1.7 Antefirma
Palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se haconcluido la redacción del documento. Ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
4.1.8 Firma, posfirma y sello
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Sello: Instrumento que legaliza el...