El secretario

Universidad de Oriente
Núcleo Anzoátegui
Unidad de Cursos Básicos
Asignatura: Dirección de Reuniones







Prof. Carmen Medina







Barcelona, 15 de Marzo del 2012
Secretario:
Secretario es el sujeto que se encarga de escribir la correspondencia, custodiar documentos, extender actas y dar fe en los acuerdos de una oficina, corporación, despacho. El secretario es el jefede un departamento o de una división de la Administración pública. Secretario también puede ser el máximo dirigente de un partido político o de una institución.
Tipos de secretarios:
Los secretarios judiciales: en general, son funcionarios públicos. Dependen del Ministerio de Justicia, dentro del cual forman un alto cuerpo jurídico, y están al servicio de la Administración de Justicia. Lossecretarios tienen carácter de autoridad. Sin embargo, los secretarios que ejercen en los juzgados de paz no están adscritos a ese cuerpo jurídico, aun cuando deban cumplir las funciones y obligaciones inherentes a todos los secretarios judiciales, ya que el reglamento del secretario judicial les afecta a ellos igualmente.
Secretario Administrativo: La profesión de auxiliar administrativo estáorientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.
Secretario Ejecutivo: Un secretario ejecutivo, también llamado un auxiliar administrativo, realiza tareas de alto nivel administrativo de ejecutivos y personal de alta dirección. Algunas responsabilidades incluyen la organización de conferencias, a pocos minutos de grabación, notas de revisión, por lo que las agendas, saludara los visitantes y la capacitación del personal administrativo. Vestimenta profesional y su comportamiento también se requieren. Con los costos de las oficinas de la racionalización y la reducción de personal, secretarios ejecutivos también pueden tener otras tareas administrativas que normalmente se realiza por personal de apoyo (secretarias y recepcionistas). A la educación formal ofrece unsecretario ejecutivo las credenciales necesarias para tener éxito.
Sus atribuciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:
• Recepción de documentos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender visitas.
• Archivo de documentos.
• Cálculos elementales.
• Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
• Estar al día de la tramitación deexpedientes.
• Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
• Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
• Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programasinformáticos que conllevan.
• Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.
Secretario General: El término secretario general o primer secretario esla designación utilizada para identificar al principal jefe o líder de ciertas organizaciones sindicales, partidos, asociaciones nacionales e internacionales o empresas. Es comúnmente utilizada para designar el cargo más importante dentro de una organización internacional multilateral.
Asimismo, puede ser utilizado para denominar al cargo inmediatamente inferior al presidente de unaorganización.
Secretario de estado: Un secretario de Estado es la denominación, en algunos países, para el jefe de cada uno de los departamentos en que se divide la Administración del Gobierno. Comúnmente este puesto puede resultar equivalente al de ministro.
Secretario Científico: Podemos decir que es una de los Secretarios más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las...