EL SOBRE.NORMAS ICONTEC Y FLUJOGRAA
Páginas: 6 (1451 palabras)
Publicado: 12 de mayo de 2014
EL SOBRE
NTC 3369 ICONTEC
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante lìquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.
En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con ventanilla,En caso de presentarse copias extras, se debe elaborar un sobre sin ventanilla con los datos correspondientes.
Cuando la carta lleva anexos y éstos no caben en el sobre con ventanilla, la dependencia que envía la comunicación elabora un sobre de manilla, en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados.
Estos datos son los mismos escritos en el encabezamiento – datos deldestinatario- de la carta
Tercio Izquierdo . Para anotar los datos del remitente
Cuando estos datos son demasiado extensos, se imprimen así: en el tercio superior izquierdo el logotipo y la razón social, en medida que no exceda de 2,5 cm verticales por 14 cm horizontales; los demás datos en los tercios inferiores, sin exceder 1,5 cm del borde inferior del sobre. A nivel de la línea dedirección en este tercio, se anotan las indicaciones ¨ CONFIDENCIAL ¨, ¨ URGENTE ¨, cuando éstos se requieran.
Tercio Central . En este tercio se ubican los datos del destinatario.
La estructura de la dirección y el reparto de sus elementos constitutivos, sobre las diferentes líneas se deben centrar así:
-Verticalmente. de la mitad del sobre se suben dos o tres renglones, dependiendo delnúmero de líneas.
-Horizontalmente de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez espacios, dependiendo de la extensión de la líneas correspondientes.
LA CIRCULAR
Concepto
Circular es la comunicación de carácter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido.
Clases de circular
De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en:
-Circularexterna ( o carta circular ) NTC 3393
-Circular interna ( o general ) NTC 3234
Circular externa (o carta circular )
Para la elaboración de ésta comunicación se tendrá en cuenta la norma 3393 ICONTEC
Circular interna ( o general )
Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, así como normas generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interéscomún.
A) Normas generales para la elaboración de circular interna
-El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo.
-El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular.
-No debe contener errores técnicos, ni ortográficos, ni gramaticales, ni de puntuación.
-La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
B) Partes de la circular y sudistribución
La circular se elabora en papel bond, tamaño carta, con membrete, y de acuerdo con los siguientes requisitos:
-Márgenes
Superior 4 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm y lateral derecho 3 cm.
-Encabezamiento
Para identificar una circular general, se debe describir a 10 renglones del borde superior del papel, la palabra CIRCULAR, con mayúscula sostenida en el centroseguida por el número correspondiente.
-Fecha
A 2- 3 renglones de la identificación y a partir de la mitad del escrito, se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de envío.
-Destinatario
A 2- 3 renglones de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular
-Asunto
Esta línea se escribe a 2-3 renglones deldestinatario, alineado verticalmente con la fecha, con mayúscula inicial, sin subrayar sin exceder de cuatro palabras. Se enunciará con el vocablo ¨Asunto¨ y seguida de dos puntos ( : ).
-Texto
Se inicia de tres a cuatro renglones de la línea del ASUNTO. Se escribe a renglón sencillo entre líneas y a dos entre párrafos. Partirá del margen izquierdo. Despedida
A dos espacios de la última línea...
NTC 3369 ICONTEC
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante lìquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.
En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con ventanilla,En caso de presentarse copias extras, se debe elaborar un sobre sin ventanilla con los datos correspondientes.
Cuando la carta lleva anexos y éstos no caben en el sobre con ventanilla, la dependencia que envía la comunicación elabora un sobre de manilla, en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados.
Estos datos son los mismos escritos en el encabezamiento – datos deldestinatario- de la carta
Tercio Izquierdo . Para anotar los datos del remitente
Cuando estos datos son demasiado extensos, se imprimen así: en el tercio superior izquierdo el logotipo y la razón social, en medida que no exceda de 2,5 cm verticales por 14 cm horizontales; los demás datos en los tercios inferiores, sin exceder 1,5 cm del borde inferior del sobre. A nivel de la línea dedirección en este tercio, se anotan las indicaciones ¨ CONFIDENCIAL ¨, ¨ URGENTE ¨, cuando éstos se requieran.
Tercio Central . En este tercio se ubican los datos del destinatario.
La estructura de la dirección y el reparto de sus elementos constitutivos, sobre las diferentes líneas se deben centrar así:
-Verticalmente. de la mitad del sobre se suben dos o tres renglones, dependiendo delnúmero de líneas.
-Horizontalmente de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez espacios, dependiendo de la extensión de la líneas correspondientes.
LA CIRCULAR
Concepto
Circular es la comunicación de carácter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido.
Clases de circular
De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en:
-Circularexterna ( o carta circular ) NTC 3393
-Circular interna ( o general ) NTC 3234
Circular externa (o carta circular )
Para la elaboración de ésta comunicación se tendrá en cuenta la norma 3393 ICONTEC
Circular interna ( o general )
Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, así como normas generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interéscomún.
A) Normas generales para la elaboración de circular interna
-El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo.
-El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular.
-No debe contener errores técnicos, ni ortográficos, ni gramaticales, ni de puntuación.
-La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
B) Partes de la circular y sudistribución
La circular se elabora en papel bond, tamaño carta, con membrete, y de acuerdo con los siguientes requisitos:
-Márgenes
Superior 4 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm y lateral derecho 3 cm.
-Encabezamiento
Para identificar una circular general, se debe describir a 10 renglones del borde superior del papel, la palabra CIRCULAR, con mayúscula sostenida en el centroseguida por el número correspondiente.
-Fecha
A 2- 3 renglones de la identificación y a partir de la mitad del escrito, se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de envío.
-Destinatario
A 2- 3 renglones de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular
-Asunto
Esta línea se escribe a 2-3 renglones deldestinatario, alineado verticalmente con la fecha, con mayúscula inicial, sin subrayar sin exceder de cuatro palabras. Se enunciará con el vocablo ¨Asunto¨ y seguida de dos puntos ( : ).
-Texto
Se inicia de tres a cuatro renglones de la línea del ASUNTO. Se escribe a renglón sencillo entre líneas y a dos entre párrafos. Partirá del margen izquierdo. Despedida
A dos espacios de la última línea...
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