Elaboración de procedimientos

Procedimiento para la elaboración de Procedimientos
Sistemas de Información


Procedimiento: Diagrama de flujo
Introducción: Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a través de sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de flujo describen que operaciones y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado.
Departamentoencargado de la elaboración: Dirección General
Objetivo:
El objetivo del diagrama de flujo de ésta empresa es hacer más comprensible, la función de cada departamento en los procedimientos de la misma. Así mismo se pretende aclarar las funciones de cada puesto.
Favorecer la comprensión del proceso mostrándolo como un dibujo
Permitir identificar los problemas y las oportunidades de mejoradel proceso.
Lineamientos para la elaboración:
* Establecer qué proceso se va a realizar
* Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo.
* Identificar quién lo empleará y cómo
* Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.
* Identificar y listar las principalesactividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico
Reglas para la elaboración:
1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.
2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontalo verticales (nunca diagonales).
3. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.
4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar
5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debeser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo final.
7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

Simbología que se aplica en la elaboración:
Símbolo | Nombre | Función |
| inicio/ final | Se usa para comenzar o finalizar elprocedimiento |
| Proceso | Describe una función de un puesto |
| Documento | Señala qué documento se usa o se crea en el diagrama |
| Decisión | Es la toma de decisión en el diagrama |
| Flujo o dirección de la documentación | |
N
| Archivo numérico | Señala si el archivo se almacena en tipo numérico |
A
| Archivo alfabético | Almacenamiento del archivo en orden alfabético |C
| Archivo cronológico | Almacenamiento de archivo con orden cronológico |
| Archivo temporal | Almacenamiento de archivo de manera temporal |
| Archivo definitivo | Almacenamiento de archivo de manera definitiva |
| Conectores | Sirve para conectar procesos en la misma hoja |
X | Destrucción | Sirve para la destrucción de un documento |
| Conectores | Conectan los procesosentre hojas |

Formato para hacer el diagrama:
Cuerpo:
* Se usa un formato de columnas verticales, en cada columna se asigna el puesto de la empresa según el proceso que se realizará.
* La última columna se destina a observaciones, la cual se utiliza para agregar breves explicaciones del procedimiento, para su mejor entendimiento. Como se muestra a continuación
Auxiliar decontabilidad | Secretaria | Contralor | Observaciones |
| | | |

Abreviaturas usadas:

Se colocaran las abreviaturas de los documentos en la columna de observaciones, para mejor comprensión del diagrama de flujo.

El formato para la elaboración del flujograma se llena de esquina superior izquierda a esquina inferior derecha, con la simbología que corresponda.
Auxiliar de contabilidad |...