Elaborcion de actas

COOPERATIVA ACOPELI

MATERIAL DE APOYO PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO DE SECRETARIO EN EMPRESAS ASOCIATIVAS

COOPERATIVA APOYADA POR PREMODER – MAG

Elaborado por:
Mario Edgardo Montano Ruiz
Consultor

Puerto La Libertad, La Libertad Septiembre 2010

Contenido
FUNCIONES DEL SECRETARIO 3
LIBROS QUE DEBE MANEJAR 3
NORMAS GENERALES PARA ELABORAR ACTAS 4
MODELO DE ACTA REUNION CONSEJODE ADMINISTRACION 5
MODELO DE ACTA ASAMBLEA ORDINARIA / EXTRAORDINARIA 7
CERTIFICACION DE COPIA DE ACTA 9
CERTIFICACION DE PUNTO DE ACTA REESTRUCTURACION DE LOS CUERPOS DIRECTIVOS 10
CERTIFICACION DE PUNTO DE ACTA INGRESO Y EGRESO DE ASOCIADOS 12


FUNCIONES DEL SECRETARIO
• Actuar como Secretario en las sesiones de Asamblea General, del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia ocomités respectivos.
• Llevar al día el libro de actas de las sesiones de Asamblea General, y obtener los respectivos listados.
• Llevar al día el libro de actas de las sesiones del Consejo de Administración, junta de vigilancia o de los comités respectivos
• Expedir las certificaciones de actas y otras que el Consejo de Administración le asigne.
• Recibir, despachar y archivar lacorrespondencia de acuerdo a designación del consejo de administración.
• Autorizar con su firma, los documentos que expide la cooperativa, después que el Consejo de administración decida lo conveniente.
• Distribuir las convocatorias
• Mantener actualizada la información del Libro de Registro de Asociados
LIBROS QUE DEBE MANEJAR
• Libro de Registro de Asociados
• Libro de Actas de Consejo deAdministración
• Libro de Actas de Asamblea General Ordinaria
• Libro de Actas de Asamblea General Extraordinaria
• Libro de Actas de Junta de Vigilancia o comités según corresponda

NORMAS GENERALES PARA ELABORAR ACTAS
• Se elaboran en número correlativo
• Escribir frente y vuelto
• No utilizar números, todo se escribe en letras
• No utilizar abreviaturas
• No dejar espacios en blanco.
• Hacerel acta a doble espacio, en papel bond tamaño oficio, con márgenes izquierdo de 3.0 centímetros, margen superior de 3.0 centímetros, margen derecho de 2.5 centímetros, margen inferior de 2.5 centímetros.
• Las Actas de Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria deberán ser firmadas por los miembros de Consejo de Administración y Junta de Vigilancia.
• Los borrones y enmendados, entrelineas ycualquier corrección que se le haga al acta debe salvarse antes de las firmas.
En la mayoría de los casos los puntos obligatorios a tratar en la respectiva AGENDA son:
• Punto Uno) Establecimiento de Quórum
• Punto Dos) Lectura, modificación y aprobación de Agenda
• Punto Tres)Lectura, modificación y aprobación de Acta Anterior
• Puntos Cuatro en Adelante) De interés específicos.Encabezamiento:
• Ciudad y lugar donde se efectúa la reunión
• Fecha y hora de la sesión
• Nombre de la Cooperativa
• Lista de asociados.
MODELO DE ACTA REUNION CONSEJO DE ADMINISTRACION
Acta # _____ Reunidos en ,___________________ a las ___________ horas con ________ minutos, del día _____________ de _________ del dos mil ____, siendo estos el lugar, día y hora señalados para celebrar reunión delConsejo de Administración de la "ASOCIACIÓN COOPERATIVA ______________________________ _____ de Responsabilidad Limitada", con este propósito están reunidos los señores: ___________________, ______________, ___________________, _________________ , también están presentes ___________, ___________, _____________ en calidad de ________________; A continuación se sometió a consideración la Agendapreparada al efecto: NUMERO UNO) ESTABLECIMIENTO DEL QUÓRUM, NUMERO DOS) LECTURA, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE AGENDA, NUMERO TRES) LECTURA, MODIFICACIÓN / APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR, NUMERO CUATRO) __________________________, NUMERO CINCO)___________________________________________________________, NUMERO SEIS) ________________________. Respecto al punto número UNO, se comprueban que están...