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Comprobante Prefijado

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
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3.
4.
5.
6.
7.
8.

Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
¿Qué es un comprobante prefijado?
¿En qué casos se pueden manejar comprobantes prefijados?
¿Qué se debe tener definido antes de ejecutar el comprobante prefijado?
¿Cuál es la ruta para manejar comprobantes prefijados?
¿Quéopciones presenta el sistema y cuál es su finalidad?
¿Cuáles son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones?
Recomendaciones para la ejecución del comprobante prefijado

Presentación
El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los
comprobantes prefijados; cuales son los pasos para definir y ejecutarlos empresa por
empresa de acuerdo a lasnecesidades del usuario.

COMPROBANTE PREFIJADO
¿Qué es un comprobante prefijado?
Es una opción del menú que tiene el sistema la cual permite definir los parámetros
requeridos para realizar contabilización de documentos de forma periódica y
automática, sin que sea necesario hacerlo manualmente.

¿En qué casos se pueden manejar comprobantes prefijados?
Los comprobantes prefijados se puedenutilizar para:
 Efectuar el cálculo y contabilización de las provisiones de nómina como son las
cesantías, intereses de cesantías, primas de servicios, vacaciones
 Realizar el cálculo y contabilización de los parafiscales para los usuarios que no
cuentan con el módulo de nómina.
 Se puede usar para registros que manejen dos cuentas, como lo pueden ser la
depreciación de activos cuando no setiene modulo de Activos fijos.
 Realizar procesos mensuales como amortizaciones, pago de arriendo, etc.
 Entre otros

¿Qué se debe tener definido antes de ejecutar el comprobante
prefijado?
Algunos aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar comprobantes prefijados son:
1. Tener creadas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes
2. Tener definido un documento Tipo L (Otros)para realizar la contabilización del
comprobante prefijado, en lo posible pueden ser varios uno para cada proceso
en caso de ser necesario (Ej. Provisiones, Pago Arriendo, etc.)
3. Conocer cuáles son los módulos con los que cuenta porque de ello depende
para que el proceso se pueda hacer por el modulo o por prefijado (Ej. Si no se
tiene el modulo de nomina las provisiones se pueden realizarpor prefijado
cuenta por cuenta sin conceptos de nomina, pero en caso de tener el modulo
las provisiones se pueden hacer por el modulo
4. Antes de ejecutar la contabilización del comprobante prefijado realizar copia de
seguridad
5. Se sugiere que ningún usuario debe estar trabajando en el sistema o tratar de
ingresar mientras se ejecuta la contabilización del comprobante prefijado.
6. Fijarlos comprobantes prefijados se puede hacer en cualquier fecha, pero al
momento de ejecutarlos o contabilizarlos se debe realizar ingresando al sistema
con el último día del mes.
7. Ejecutar el comprobante prefijado con clave de administrador

¿Cuál es la ruta para manejar comprobantes prefijados?
La ruta para ingresar a manejar comprobantes prefijados es: Contabilidad – Procesos –Generación de Comprobantes – Comprobantes Prefijados

¿Qué opciones presenta el sistema y cuál es su finalidad?
Al ingresar al menú de comprobante prefijado se presentan tres opciones:

a. Fija: En esta opción se definen los parámetros a tener en cuenta en el
momento de la contabilización.

b. Imprime: Esta opción permite generar un informe de los comprobantes
prefijados que se han parametrizadopreviamente, el cual se puede enviar a
impresora, pantalla y Excel.

c. Utiliza: Esta opción permite realizar la contabilización del comprobante

¿Cuáles son los datos que el sistema solicita en cada una de las
opciones?
1. Fijación de Comprobantes
Es importante parametrizar cada uno de los comprobantes para poder luego
contabilizar los documentos, en este proceso se va a definir el...