Ensayo 3

.

Diagramas de procesos: Este documento define en forma gráfica las actividades secuenciales que se realizan para cumplir con un objetivo.

Procedimiento: Es un documento en el que se especifica los métodos para llevar a cabo una actividad o un proceso, no necesariamente se establece una secuencia de actividades, pueden estar definidos lineamientos y políticas generales para el procesoanalizado.

Instructivo: Es un documento en el que se especifica en detalle las actividades a realizar paso a paso.

Descripción de funciones: Especifica las actividades, responsabilidad, autoridad, perfil y estándares de desempeño para un cargo específico.

Políticas y reglamentos: Especifican normas de conducta y comportamiento de los empleados y los procesos en la ejecución de lasactividades de la empresa.

Registro: Documento en el que se evidencia la ejecución de una tarea.

5- DESCRIPCIÓN

Se han definido formatos para la elaboración de los siguientes documentos:
Manuales, Ver Anexo 1.
Procesos, Ver Anexo 2.
Procedimientos, Instructivos, Políticas y Reglamentos Ver Anexo 3.
Descripción de Funciones Ver Anexo 4.

Para todos los documentos se debe considerar:Redactar en tercera persona y en tiempo presente.
Colocar el título del cargo como se encuentra en el organigrama y no la función, por ejemplo: Gerente de General y no Gerencia General.
Colocar los cargos como nombre propio, las primeras letras en mayúscula por ejemplo: Gerente General, Asistente de Producción.
Colocar los documentos como nombre propio, con letra negrilla, por ejemplo ProcedimientoControl de Registros.
Los documentos referidos deben estar identificados por su nombre y el código.
Las actividades que sean muy específicas y requieran mayor detalle deben ser direccionadas a un instructivo.
Se utiliza letra tipo Arial 10.
Se utiliza letra mayúscula y negrilla en los títulos.
Interlineado sencillo.

6- CODIFICACIÓN

Los códigos de los documentos tienen el siguienteformato:
Manuales, MXX-ZZ
Procesos, PCXX-ZZ
Procedimientos, PRCXX-ZZ
Políticas POL XX-ZZ
Instructivos, ITXX-ZZ
Descripción de funciones DFXX-ZZ
Registros RXX-ZZ

Donde: XX: Sección de la empresa que se ejecuta
ZZ: Consecutivo en función del número de ese elemento


Código secciones:


EM
Centro de Excelencia Médico
CM
Clientes Corporativos y Masivos
DPClientes Directos y Pymes
CB
Cobranzas
CD
Contabilidad
CT
Contraloría
CV
Convenios
EF
Efectivización de Beneficios
GT
Gerencia Técnica
IP
Innovación de Producto
MC
Mejora Continua
MK
Marketing
PR
Producción
SC
Servicio al Cliente
TH
Talento Humano
TS
Tesorería
TI
Tecnología de la Información
GE
General toda la empresa
PT
Producto




ANEXO 1

FORMATO PARAELABORACION DE UN MANUAL

Un Manual contiene la siguiente información:
1. Carátula,
2. Indice,
3. Alcance,
4. Propósito,
5. Responsabilidad,
6. Definiciones,
7. Descripción general del manual,
8. Documentos de referencia.
9. Adjuntar todos los procesos, procedimiento e instructivos que involucra el manual.

Carátula: Tiene formato libre, indica el nombre del manual.

Indice: Incluye unlistado de los procesos, procedimientos e instructivos que contiene, indicando los códigos.

Alcance: Señala el área, producto, proceso o personal al que aplica el documento.

Propósito: Señala la razón o finalidad que persiguen las actividades que se describen en el documento.

Responsabilidad: Se enumera los principales cargos involucrados con la difusión y cumplimiento de las actividadesdescritas en el documento. Se detalla en cada cargo cual es su responsabilidad.

Definiciones: Aclara conceptos e interpretación de términos de uso común ó palabras que se utilizan que no son conocidas. Si hay abreviaturas, identificarlas y explicar los significados.

Descripción: Es una explicación de las actividades, responsables de ejecución, cuándo y dónde se realizan, además puede...