ENSAYO DOCUMENTO ELECTRONICO

LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRÓNICA








IVAN MARTIN CAÑON ARCE






PRESENTADO A
HUGO FERNANDO TREJOS S.







UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
2014
INTRODUCCIÓN
Dentro de la llamada Sociedad de Información, la Gestión Documental se convierte en uno de sus principales aliadosy pilares ya que basa su aporte en el acceso a la información, y como se determina esta como un derecho inalienable de los ciudadanos, ya que al integrar las diversas tecnologías de la información en la cotidianidad de la una organización o de la misma sociedad el funcionario o el ciudadano puede consultar los documentos que este requiere de una manera ágil y eficiente.
El incremento desbordadode los documentos en electrónicos en sus diversos formatos plantean un verdadero reto para la sociedad y las organizaciones ya que están deben generar diversas políticas de acceso, conservación y preservación teniendo en cuenta la poca longevidad y fragilidad, teniendo en cuenta que la información en uno de los activos de las entidades por su importancia en la toma de decisiones y los diversosvalores que esta posee.
















LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

SÍNTESIS DEL TEMA O PROBLEMA PLANTEADO
La Gestión Documental Electrónica es crucial y determinante para la eficiencia en las empresas o entidades que la implementen, donde los documentos que esta organización produce o recibe en el ejercicio de sus funciones se puedan consultar de unamanera rápida o sea una recuperación eficiente y que además se conserven de la manera adecuada para consultas a futuro.
La Gestión Documental Electrónica eficiente obedece a otro principio importante el de la seguridad de la información, donde la documentación se conserva de acuerdo a los tiempos de permanencia estipulados en las Tablas de Retención documental de la entidad, donde se establece lavida de los documentos en cada fase de archivo, es perenne que la entidad haga énfasis en la conservación de estos documentos críticos para ella.
La eficiencia que alcanza la entidad al implementar la Gestión Documental Electrónica es evidente, tangible y medible ya que los tramites, procesos y diversas actividades que realiza la entidad se realizan de una manera más rápida y flexible, donde unagran cantidad de usuarios pueden tener acceso al documento y pueden participar en la toma de decisiones que la información contenida en este soporte les provea.
Desde cualquier navegador, los diferentes usuarios pueden acceder a la información, simplemente con logearse y tener los permisos suficientes para consultar los documentos, estos datos son recolectados y parame trizados en las etapasiniciales de implementación del software, donde se determina los niveles de acceso de los funcionarios, si los posee puede consultar la información que requiere y agilizar sus trámites.
El Workflow o flujo de trabajo toma un papel activo dentro de la Gestión Documental Electrónica, ya que implica a todos los funcionarios participes dentro de un proceso, por ejemplo una orden de compra que requiereuna autorización de la Dirección, simplemente se envía al correo de aprobador y este da su visto bueno, optimizando y ahorrando una cantidad de recursos considerables en esta aprobación, a esto le llamamos un flujo de aprobación eficiente.
La Gestión Documental Electrónica no solo hace referencia al proceso de imaging o captura o documentos físicos impresos en formato electrónico, sino que integraa todos los soportes que la entidad crea en este medio, como una base de datos en Excel, un correo electrónico, con un solo clic y la correcta indización del documento se recupera y consulta sin ningún problema.

IDEA PRINCIPAL
En la actualidad es una constante que las empresas hagan avances realmente evidentes en cuanto a la gestión documental electrónica se refiere, uno de estos aspectos es...