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1. OBJETIVO

Estructurar de manera unificada y estandarizada la documentación involucrada dentro del Sistema de Gestión de Calidad de Empresa de Correo Entrega Rápida.


2. DEFINICIONES

Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una organización. (ISO 9000: 2000 numeral 3.7.4).

Procedimiento: es la manera como se especifica como efectuar las actividadesde un proceso. Un procedimiento documentado generalmente contiene: objetivo, alcance actividad y responsable; lo que debe hacer y quién lo debe hacer, cuándo, porque y cómo se debe hacer.

Instructivo: describe las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en cada puesto de trabajo, de forma detallada.


Formato: documento en el que se recolecta evidencia objetiva o registrainformación. Es la plantilla como tal del documento y puede ser modificada.

Registro: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados, se recolectan en formatos.

Flujograma: representación gráfica de las actividades que ocurren en un proceso, se identifica mediante símbolos.


3. RESPONSABLE

Es responsabilidad del Representante por la Dirección darcumplimiento a la coordinación de las actividades de elaboración de la documentación según la estructura descrita en éste instructivo.


4. CONDICIONES GENERALES

Para elaborar documentos del sistema de calidad se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Que sean sencillos y fáciles de entender, debe haber uniformidad en la redacción y en la terminología.

El lenguaje debe ser universal yno debe usarse jergas que confundan su interpretación.



5. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Encabezado: en el encabezado va el logo de Empresa de Correo Entrega Rápida.

Identificación: se refiere al título del documento, el código, la versión y fecha de aprobación.

Pie de Página: se relaciona el número de página actual y el total de páginas del documento. En el caso de ser impreso eldocumento, aparecerá una nota que indica que es una copia no controlada del documento.


6. FORMATO DE ALGUNOS DOCUMENTOS

Caracterizaciones

Se identifican los aspectos mas relevantes del proceso como son el objetivo, los procesos cliente y proveedor, las entradas, salidas, controles e indicadores, registros, recursos y los requisitos a cumplir de la norma NTC-ISO 9001:2008.

Procedimientos

Acontinuación se relaciona la estructura de los procedimientos:

Objetivo: es el fin hacia el cual se dirige el documento, lo que se pretende con él.

Alcance: describe el campo de aplicación del procedimiento o actividad y los límites de la misma.

Responsable: se refiere al cargo (s) de la persona (s) que van hacer y desarrollar las actividades descritas en el procedimiento, documento o norma.

Versión:se refiere a las veces que ha sufrido modificaciones un documento.

Código: es una cadena alfanumérica, exclusiva para cada documento y que permite su identificación junto con el título.

Definiciones: son los conceptos necesarios para la comprensión del documento.

Diagrama de Flujo: representación gráfica de la secuencia del proceso.








SÍMBOLO
DESCRIPCIÓN



Indica actividades arealizar.



Conecta una página con otra ó relaciona la dirección a otra actividad.



Representa los documentos que se generan durante el proceso.



Se grafica cuando se presentan opciones o decisiones.



Se emplea para indicar el principio y fin de los procedimientos


Descripción: indica lo principal de cada actividad que compone el procedimiento.



El formato de la descripción indica:

Qué?:Describe las actividades.
Quién?: Cargo encargado de realizar la actividad.
Cuándo?: Espacio de tiempo en que se realiza la actividad.
Cómo?: Metodología o mecanismo a través del cual se realiza la actividad.
Por qué? / Para qué?: Justificación de realización de la actividad.
Dónde?: Lugar donde se ejecuta la actividad.






7. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El código del documento es una cadena...