escritura

EL ACTA
1. Concepto:
El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que han acontecido en la realización formal d determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesión o en una visita de inspección.
El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevasacciones, como puede ser para la expedición de resoluciones, envío de circulares, oficios, etc.
Las actas constituyen instrumentos públicos cuyos contenidos deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.
Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones establecidas. Se usan tanto en la administración pública como privada.
2. Clases:
Distinguimos dos clasesde actas:
2.1. ACTA DE TRABAJO
Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés, ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos, son elaboradas por el secretario o porquien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, supresión o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institución confines de ratificación o promoción interna; en la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral, al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto; al efectuar visitas de inspección administrativa a centro de trabajo, establecimientos comerciales o a lugaresdevastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad. Algunas entidades preparan formularios odan lineamientos para redactar este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidió el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que esta obligado o que ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documentoen presencia de los demás.
Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en sus archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.
2.1.1. Solicitud de copias de actas de trabajo
Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas de trabajo, pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera,quienes prueben tener legítimo interés, podrán solicitar copia certificada de tales actas.
2.1.2. Impugnación de actas de trabajo
En los casos permitidos por ley, las partes interesadas que hubiesen intervenido en una diligencia (por ejemplo, en una visita de inspección efectuada por un funcionario del Ministerio de Trabajo), y que no estuvieran de acuerdo con los hechos registrados en elacta, podrán presentar recurso de impugnación contra ella, en el plazo establecido. Pero solo podrán impugnarla si hubiesen dejado constancia en el acta de su disconformidad. De ser declarado fundado el recurso, se anulará lo actuado y se dispondrá una segunda y última diligencia, conservando validez plena los puntos no observados del acta. En caso contrario, de ser declarado infundado el recurso de...