Evolucion De Las Tecnologias En El Secretariado

4.1. ANTECENDENTES

4.2.1. EVOLUCION DE LAS TECNICAS DE SECRETARIADO

Las técnicas de secretariado han evolucionado a la par del nacimiento de las nuevas tecnologías, los conceptos claves del secretariado se mantienen firmes pero los métodos han ido cambiando, de tal manera que hoy no se habla de técnicas de secretariado sino técnicas avanzadas, al respecto de esto, citamos apartesde la siguiente entrevista tomada de SecretariaPlus.com.

Susana Fernández es experta en gestión y desarrollo de comunidades profesionales, formación y programas formativos especializados para distintos perfiles. Es Licenciada en Derecho, y ha desarrollado la mayor parte de su carrera profesional en el área online. Actualmente y desde hace 4 años dirige la división de Formación de Profesionales,gestionando los servicios formativos de sus dos comunidades virtuales: DirectivosPlus y SecretariaPlus.

¿Es indispensable la especialización de la secretaria en nuevas tecnologías, gestión de redes sociales, manejo de Internet, etc.? El Perfil de una Secretaria es un perfil profesional en constante evolución. De la misma manera en que las organizaciones evolucionan, se adaptan, mejorar ycambian, también lo han de hacer sus directivos y por ende, sus secretarias. Una secretaria que no se recicla constantemente, que no se suma a las nuevas tendencias empresariales, es una secretaria obsoleta en su manera de trabajar y de enfocar las tareas concretas de su puesto. Las nuevas tecnologías no son una excepción. La irrupción de las redes sociales por ejemplo dan a la Secretaria una nuevaoportunidad de aportar valor añadido a su directivo, por ejemplo, ayudándole a gestionar su personal branding, su marca personal, o a su departamento, ayudando en la integración de los beneficios que aportan la correcta gestión de las redes sociales al negocio de la empresa.

¿Cómo se ve hoy en día una Secretaria de Dirección? ¿Se siente valorada por su empresa?  Precisamente, hace no mucho hicimosesta pregunta a las secretarias de nuestra comunidad, y fue muy interesante ver como la mayoría de las que nos respondieron sí que se sentían valoradas. Quizás no a lo largo de toda su carrera profesional ni con todos los directivos con los que se habían topado, pero si en la mayor parte de los casos habían encontrado su sitio en una empresa que las  valoraba y las tenía en cuenta comoprofesionales. En los estudios que periódicamente realizamos desde SecretariaPlus sobre la profesión hemos constatado que aproximadamente un 70% de las secretarias que los respondieron se sentían valoradas por su Jefe. En todo caso, hay un camino todavía por recorrer en muchos casos.

¿Cuáles son las principales áreas de responsabilidad de las Secretarias?  Cada empresa define las áreas de responsabilidadque han de tener sus secretarias. Depende mucho de la empresa y del directivo, pues hay quien permite una mayor amplitud de campos en los que desplegar responsabilidades y los hay que no. En todo caso, las funciones que asumen son muy similares y pasan por el filtrado de llamadas y de correo electrónico, la organización de reuniones y recepción de visitas, gestionar la agenda de su directivo,posibilitar y facilitar la comunicación interna entre los distintos departamentos de la empresa, elaborar informes, organizar viajes, gestionar el archivo, buscar información y redactar la mayoría de la comunicación escrita del departamento. Una variedad de tareas que definen a la Secretaria como una auténtica colaboradora multitarea. A veces las empresas y los directivos no son conscientes de suimportancia, o sé lo son, pero no la valoran adecuadamente, que es una reivindicación del colectivo.

¿Están las secretarias como colectivo preparadas para asumir nuevas tareas fuera de las tradicionales? Absolutamente. Son profesionales que dan mucha importancia a su formación y al constante reciclaje, lo que las convierte en activos muy preparados. Por su posición dentro de la empresa, tocan...