Excel Aplicado A La Contabilidad

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M icrosoft Excel aplicado a la
Contabilidad
Autor: Efraín Ortiz

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P resentación del curso
La C ontabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook
principalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.
El propósito principal del presente curso escapacitar al alumno en el estudio de la
C ontabilidad y p osibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayor
difusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de una
organización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejor
capacitado para un t rabajo como contable.
En este segundo curso aprenderemos el uso del M icrosoft Excel aplicado a laContabilidad ( herramientas, filas y columnas, celdas, modificaciones, p lan de
cuentas, d ocumentos por cobrar, d ocumentos por pagar, c uentas por pagar a
accionistas, c onsultas del balance, etc.).

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1. La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas y
modificaciones
La hoja electrónica
Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindarcada vez mejores sistemas
computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la
excepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve
para muchas actividades, existían en el mercado, programas de hojas electrónicas
como Lotus 123 y Q-pro.
Con la aparición de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido
esta hoja electrónicacomo una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas
diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software,
en razón de que se lo puede hacer las adaptaciones que sean necesarias para que
se adapte a los propósitos de la Contabilidad.
Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007, con el propósito de que las
personas que accedan a este curso saquen elmáximo provecho para su óptimo
desempeño en el campo laboral, vamos a incluir algunas imágenes que van a ser de
mucha utilidad para la asimilación del conocimiento, en primer lugar vamos a
observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un menú
principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar, Vista yComplementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús,
ayudas, íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú

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p rincipal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior
encontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción para
incrementar su número dependiendo del trabajo quevayamos a desarrollar. Existen
muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos más
complejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas, en cualquier caso
se las puede guardar en un solo archivo.
Filas y Columnas
En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas están identificadas
con números, mientras que las columnas estándesignadas con letras, las filas van
numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la
letra A y terminan con la combinación de las letras XFD, según podemos observar en
la siguiente imagen

Celdas
Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de
almacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos, las celdas siempre reflejan
suposición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Toda
información que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente
identificadas, donde se manejan todos los datos o información con los cuales se
trabaja.
Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localización
exacta, cuando tenemos más de una celda, este concepto se llama rango...