Excel intermedio

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  • Publicado : 14 de julio de 2010
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TECNICAS UTILES PARA LA CAPTURA DE DATOS

Las siguientes técnicas simplifican el proceso de captura de datos

Limitación de entradas para tipos de datos específicos:

Una técnica muy útil es limitar los errores de entrada de datos especificando el tipo de datos que la celda o rango de celdas debe alojar. Por ejemplo, si una celda es usada para el “mes”, se puede indicar que solo admitavalores entre 1 y 12. Para establecer una validación de datos se selecciona el comando Validación del menú DATOS, es este cuadro de diálogo se definen:
• los datos permitidos
• un mensaje que aparecerá al seleccionar la celda validada
• un mensaje que aparecerá si se introducen datos no válidos

Selección de un rango de celdas de entrada antes de introducir datos:

Si seselecciona un rango de celdas antes de introducir los datos, al presionar la tecla Enter, se volverá “celda activa” la siguiente celda dentro de la selección. Si la selección consiste de varias filas y columnas, Excel primero se mueve hacia abajo y al llegar a la última celda seleccionada brinca automáticamente a la siguiente columna dentro de la selección.

Uso de Control+Enter para poner la mismainformación en un rango de celdas:

Si se van a introducir los mismos datos en varias celdas, se pueden seleccionar todas las celdas que se quiere contengan el mismo dato, teclear el dato y utilizar la combinación de teclas Control+Enter. Se insertará la misma información en cada celda de la selección.

Rellenar celdas con texto o valores secuenciales: Con frecuencia es necesario rellenar celdascon texto secuencial, es decir, días de la semana, series de números, texto más un número (Día 1, Día 2 …). Esto se logra cuando se copia una celda que contiene el primer valor o las primeras secuencias de valores arrastrándola(s) con el ratón.

El método consiste en:
1. Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación, introducir el valor inicial de la serie.2. Para incrementar la serie en una determinada cifra, seleccionar la siguiente celda del rango e introducir el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de incremento de la serie.
3. Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. Arrastrar el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar.• Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.
• Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
Para especificar el tipo de serie, utilice el botón secundario del ratón para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y, a continuación, haga clic en el comando pertinente del menú contextual. Por ejemplo, si elvalor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en Rellenar años para la serie ENE-2003, ENE-2004 y así sucesivamente.

Para controlar manualmente la creación de una serie, se debe utilizar el comando Rellenar del menú EDICION, este comando permite rellenar la o las celdas seleccionadas con los valores que seencuentran en las celdas que están arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha de ellas, o con la opción Series, especificar varios parámetros como son: el valor del incremento, el límite al que debe llegar la serie, si la serie irá en una fila o en una columna; si el incremento es lineal (suma), geométrico (multiplicación), cronológico (fechas) o si se autorrellena con el mismo valor;.

La funciónAuto Completar hace fácil introducir el mismo texto en varias celdas, al teclear las primera letras de un texto que ya se haya tecleado en esa misma columna, Excel completa la entrada automáticamente. Esto además de ahorrar tiempo, asegura que las entradas iguales, sean escritas correctamente y sean coherentes.

Para introducir la fecha del día actual en la hoja de trabajo basta con seleccionar...
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