face documental tareas sena

FASES SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL


LA ENCUESTA

Es una técnica cuantitativa que utiliza procedimientos estandarizados de pregunta para medir las características de la realidad documental dela empresa permitiendo la acumulación de datos que con una adecuada evaluación darán como resultad un diagnóstico adecuado a su situación actual. La encuesta es importante porque permite conocer lamisión, l visión, función y estructura de la institución.


Los siguientes son los procedimientos para realizar una encuesta: diseñar un formulario, presentar la encuesta ante personal en función,ejecutar la encuesta y tabular los resultados.

Producción de documentos
Que documentos produce la dependencia? (TRD y Apoyo)
Que se tiene en cuenta para laborar dichos documentos? (directrices)Qué tipo de soportes documentales utiliza y en qué casos? (papel, digital)
R. papel, digital, correo electrónico dejando copia
Como se elaboran los documentos? ¿Cuál es el paso a paso?
(Formato,copias, firmas, uso de papel reciclado)
Redacción comercial normas ICONTEC
Como se reciben y envían los documentos? (por correo tradicional, electrónico, fax, otro)
R. correo tradicional,electrónico,
Como se elaboran los documentos internos?
Actas Comisión de Evaluación y Promoción
Anexos
Actas
Soportes

Actas Comité de Convivencia
Anexos
Soportes
Actas

Actas ConsejoAcadémico
Soportes
Anexos

Actas Consejo Directivo
Anexos
Actas
Actas de Reunión

BANCOS
Actas de Anulación
Actas de Anulación de Cheques
Extractos
Conciliaciones BancariasReelaboración de Cheques
Reintegros

Calificaciones de la Institución Educativa
Solicitud
Certificado de Estudio y/o prácticas C
CIRCULARES
Circulares Internas
Circular
NotificaciónCOMPROBANTES
Comprobantes de Contabilidad
Órdenes de Pago
Responsabilidad Fiscal
Avances
Legalizaciones
Cajas Menores

Comprobantes de Egreso
Solicitud de compra
Documentación...