Fases De Una Pgd

Fases del programa de gestión documental
Producción y recepción
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño del documento, conforme al desarrollo de actividades yfunciones oficiales propias de cada dependencia, por lo que éstas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas autorizadas y el número de copias que se van a producir. En la recepciónde documentos, se debe verificar que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad, para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito de dar inicio alos trámites correspondientes.
Trámite
El trámite comienza con el flujo de las comunicaciones recibidas y enviadas y la aplicación de los principios básicos archivísticos de procedencia y ordenoriginal, con miras a la conformación de las series documentales. El ciclo inicia en el Área de Correspondencia donde se asigna un número de radicación consecutiva a las comunicaciones oficiales quellegan a la entidad por correo, o mediante persona natural, señalando fecha, hora, asunto, anexos y folios, para luego ser distribuidas en las dependencias respectivas.
Distribución
Es el procesoarchivístico mediante el cual se ordenan los documentos en cada unidad administrativa de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales para integrarlos a los respectivos expedientes,basándose en la tabla de retención documental y mantenerlos disponibles para consulta y futuros procesos de almacenamiento y conservación.
Consulta
La consulta es el derecho que tiene un usuario(entidad, dependencia, persona natural, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito,las unidades de archivo deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica o remitiendo al usuario al funcionario competente.
Organización
Proceso archivístico que...