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PLANIFICACIÓN DE FERIAS
La realización de una feria es un proyecto que debe presentarse a diferentes cooperantes nacionales o internacionales para la obtención de apoyo financiero y/o técnico. Por tal motivo, se debe considerar perfilar el proyecto y definir los objetivos y resultados esperados.

La planificación sirve para establecer metódicamente todo lo que se desea lograr en el evento. Acontinuación se presentan los pasos que deben tomarse para la planificación de una feria :

1. Antecedentes: Los antecedentes forman parte del perfil de un proyecto. Estos deben indicar los resultados de ferias anteriores o como se ha ido organizando el sector empresarial para lograr el financiamiento. Esta parte es muy importante para los patrocinadores porque es la historia” de los avances ybeneficios que han logrado en otras ferias.

2. Introducción: Debe describir de forma general, cual es el contenido principal de la realización de la feria, el motivo, los participantes y los resultados esperados.

3. Justificación: aquí se debe “justificar” la inversión de recursos financieros, materiales, humanos, etc. y especificar cuál sería el beneficio alcanzado a través de larealización de la feria.

4. Objetivos: Deben indicar lo que se quiere lograr y deben contener el tiempo, cantidad y calidad de tal manera que permitan determinar el fin o las metas que se quieren lograr con la implementación de las actividades. Así mismo, los objetivos se describen en dos direcciones, primero, lo que el comité organizador pretende alcanzar; y segundo, lo que el empresario desea lograr almomento de participar. Y para lograr el impacto deseado se debe tomar en cuenta ambos criterios. Los objetivos se dividen en generales y específicos y deben responder a los resultados esperados:

• Los Objetivos Generales: Se refieren al resultado general de la realización de la feria.
• Los Objetivos Específicos: son los que determinan específicamente las diferentes actividades para lograrel objetivo general.

5. Resultados: Los resultados deben especificar lo que se logrará al término de la feria. Estos resultados deben describirse en forma cualitativa y cuantitativa.

6. Las actividades: Las actividades son la forma de cómo se llevará a cabo cada uno de los objetivos y resultados propuestos. Además, permiten identificar los costos que se tendrán previo, durante y después de laferia. También se deben definir las actividades macro y las específicas que ayudarán a llevar a buen término los objetivos. Así mismo, las actividades que se realizarán durante la feria, se pueden definir según el plan de trabajo de las diferentes comisiones (están integradas por un coordinador, colaboradores y voluntarios, quienes tendrán a su cargo el desarrollo de las actividades que lescompeten).

Gráfica N°1
Definición de objetivos



7. Plan de trabajo: Es un cronograma de actividades que nos indica el plazo y el tiempo de ejecución de la cada actividad. Este cronograma puede ser elaborado por cada comisión de trabajo, a su vez se debe elaborar un cronograma general que incluya todas las comisiones de trabajo. Y esto sirve para que los responsables tengan presente eltiempo de realización de las tareas encomendadas, también sirve para llevar el control y el monitoreo de los coordinadores y comité organizador.

Tabla N°1
Matriz de plan de trabajo



8. Presupuesto: El presupuesto está estrechamente ligado con la identificación de las diferentes actividades que realizará cada comisión y debe ser lo más real posible. Lo ideal es contar con un presupuestogeneral de la feria y con un presupuesto por comisión, esto permite incluir los gastos de forma más detallada.

Tabla N°2
Matriz de presupuesto (por comisión de trabajo)



9. Recursos: Es el dinero con el que se debe contar para la ejecución de las diferentes actividades. Dentro de estos recursos se debe de considerar los gastos de todas las comisiones que se utilizaran y se deben incluir...