Foliacion De Documento

MINTEL PREGUNTA:
Existe alguna reglamentación para la foliación de documentos en el sector público,
o donde puedo dirigirme para que solventen nuestra duda le estaría muy
Agradecido.

RESPUESTA:
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
Organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad
De fojas de las que estáconstituida una carpeta, legajo, folder, etc. y controlar el
Principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad
Documental.

La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es
Necesaria para guiar hacia instrumentos de control (inventarios, formatos de
Control depréstamos y de consulta).
De otra parte, la foliación es necesaria para las transferencias tanto primarias
(Archivo de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo
Intermedio y/o histórico), se establece responsabilidades de custodia.

Definiciones:
1. Folio: Hoja escrita.
2. Foliar: Acción de numerar hojas escritas.
3. Foliación: “Acto de enumerar losfolios de cada cara escrita de un
Documento.

Requisitos:

1. La documentación que va a ser foliada debe estar previamente clasificada.

2. La documentación que va a ser foliada debe estar previamente ordenada.
La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio
de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron
lugar a su gestión.El orden original más común es el orden cronológico. El
folio número uno (1) corresponde al primer documento que dio inicio al
trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestióno de oficina, proceso que
no debe invalidar su información y razón legal.

4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente
por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales completas
(contratos,expedientes de personal, sumarios administrativos, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad
documental (carpeta, legajo, folder, etc.), la foliación se ejecutará de forma
tal que la segunda será la continuación de la primera.

Materiales:
1. La foliación debe efectuarseutilizando lápiz de mina negra ó el uso de
bolígrafo (esferográfico) de tinta negra insoluble, sin embargo el uso de este
segundo elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se foliará con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:
1. La foliación utilizará números arábigos.

2. Sedebe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números.

3. No se debe foliar utilizando suplementos A, B, C, ó bis.

4. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara del
documento.

5. Debajo del número se debe escribir entre paréntesis, el número en letras.

6. Se debe foliar de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sinalterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

7. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.

8. No se deben foliar las pastas ni las hojas en blanco.

9. Los planos, mapas, croquis, imágenes, fotografías, dibujos, etc, que se
encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde,
aún cuando...