tema foliacion

Foliación
Definiciones extractadas de la cartilla de Ordenación Documental del
Archivo General de La Nación de Colombia.

Las series constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni
debenser separadas por cuanto responden a secuencias que son
resultado de trámites de carácter administrativo o técnico, que deben
ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de lasseries, una vez almacenadas en las unidades de conservación
adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en asignar un
número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad
deconservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente
cuando las unidades de conservación que integran una serie
documental, sean simples o complejas, estén perfectamente
ordenadas.
Es importantetener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer
valoración primaria, la cual consiste en:
Verificar si los documentos responden al trámite o a los tipos
documentales de la respectiva seriedocumental,
Analizar si existe duplicidad (documentos repetidos),
Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie
existen otros de apoyo,
Verificar si los documentos contenidosen la unidad de conservación
están correctamente ordenados.
Lo anterior, con el fin de proceder a depurar si fuere del caso, lo cual
consiste en retirar los documentos duplicados y los que no seanconstitutivos de la serie.

Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de
no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar
algún folio. Si existe otrafoliación ésta se anulará con una línea
diagonal (/) y quedará como válida la ultima realizada. Cifras como 1A,
1B, 1Bis, no deben emplearse en la foliación.
En el caso de expedientes contenidos en másde una unidad de
conservación, la foliación de la segunda será continuación de la
primera, si por ejemplo, una Historia Laboral está contenida en dos
unidades de conservación y el último folio de...