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6. Procedimiento de Compra y Pago por Documento Pendiente





6.1. NORMAS ESPECÍFICAS DE DOCUMENTO PENDIENTE



Norma 1. Utilización del Documento Pendiente
Este documento debe ser utilizado exclusivamente para el pago de erogaciones al Personal por Jornada y a Destajo, que con carácter de salario se pagan por cada día o por hora, así como los pagos que se ajustan a un tantoalzado o precio que se fija a determinada cantidad de trabajo.

Norma 2. Responsabilidad de la Elaboración de Solicitud de Documento Pendiente
El tesorero o la persona responsable debe consignar los datos requeridos en el formulario SIC-11”Solicitud de Documento Pendiente”, así como certificar la disponibilidad presupuestal.

Norma 3. Autorización para Pago de Planillas
La Solicitud deDocumento Pendiente por pago de planilla debe ser autorizada por la Autoridad Responsable de la Unidad Ejecutora solicitante y la Certificación Presupuestal y Calificación del gasto le corresponde al Departamento de Presupuesto.

Norma 4. Transferencias de fondos
Los fondos asignados para el manejo de documentos pendientes se realizarán por medio de transferencia bancaria,de la siguiente manera:

4.1 Apertura de Cuenta: La Dirección General Financiera, autoriza las aperturas de cuentas bancarias a las Unidades Ejecutoras para la administración de los fondos asignados a través de Documentos Pendientes de los Programas Ordinarios y Autofinanciables, asimismo, dará alzas y bajas de éstas por medio del Sistema Integrado de Información Financiera [SIIF].

4.2Solicitud de Transferencia: El Departamento de Contabilidad debe emitir el oficio de “Solicitud de transferencia de fondos o emisión de cheque” con el número y nombre de cuenta bancaria de la unidad, a la que se debe transferir los fondos requeridos en la Solicitud de Documento Pendiente.

4.3 Autorización: La Dirección General Financiera autorizará las transferencias en el SistemaFinanciero automatizado y en el oficio de “Solicitud de Transferencia de Fondos o emisión de Cheque” del Departamento de Contabilidad.

4.4 Transferencias de Fondos: El Departamento de Caja transferirá los fondos a las cuentas bancarias de acuerdo a la autorización de la Dirección General Financiera. Traslada expediente y fotocopia certificada de la nota de débito al Departamento de Contabilidad amás tardar al día hábil siguiente.

Norma 5. Liquidación del Documento Pendiente
Los documentos pendientes deben liquidarse por medio del formulario SIC-013 “Planilla de Liquidación de Documento Pendiente”, en un plazo no mayor de 15 días hábiles contados a partir de la situación de fondo a través de transferencia bancaria.
Norma 6. Pago de Planillas

En el pago de planilla deberá observarselo siguiente:



a. Adjunta y llena formulario SIC-016, “Planilla de Pago de Salarios por Jornada y
a Destajo”, debidamente autorizada por la Contraloría General de Cuentas.

b. Adjuntar comprobantes de pago por los descuentos a que este afecto el trabajador por planilla. (IGSS, Plan de Prestaciones, Sindicato, otros). Los intereses por pagos extemporáneos serán cubiertoscon fondos del peculio del responsable del pago.


Norma 7. Asignación de fondos para cambios

Las Unidades Ejecutoras que perciban ingresos podrán solicitar a través de un Documento Pendiente a la Dirección General Financiera la autorización de un monto no mayor de Q. 300.00 para cambios (vueltos), el cual debe ser liquidado al final del ejercicio contable.



Norma 8. Asignación denuevos Documentos Pendientes
La Dirección General Financiera y Departamento de Presupuesto no autorizarán otra Solicitud de Documento Pendiente, si no se ha liquidado el Documento Pendiente inmediato anterior.

Norma 9. Excepción

Para gastos fortuitos y emergentes previamente calificados por la Dirección General Financiera se podrán emitir documentos pendientes, adjuntando anexo con el detalle...