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Páginas: 5 (1012 palabras)
Publicado: 19 de enero de 2013
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
U.E.C ARAGUA ESTUDIANTIL
GRADO: 7º SECCION: “B”
MATERIA: CONTABILIDAD
SISTEMA DE CLASIFICACION DE ARCHIVO
INTEGRANTES:
CARRILLO ANDRES
CAGUA, 08 DE MAYO DEL 2008
INDICE:
PORTADA……………………………………………………1INTRODUCCION……………………………………………2
CONCLUSIONES……………………………………………3
BIBLIOGRAFIA……………………………………………..4
INTRODUCCION:
En la empresa se manejan diversos documentos de uso frecuente; esos documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia, deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice su conservación, rápida localización y fácilmanejo, de manera de cuando se necesiten usar dichos documentos nuevamente, puedan ser localizados fácil y rápidamente.
La eficiencia en el manejo de estos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios.
Por todo esto toda empresa debe crear sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos basados en las técnicas de archivos.
El archivo es de vital importanciapara la empresa moderna, debido a que realiza innumerables operaciones, las cuales estas respaldadas por documentos escritos que describen los acuerdos estos documentos describen las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
Frecuentemente en las empresas se requiere información que esta archivada,si no hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información será difícil y a veces
Imposible conseguirla en el momento preciso en que se necesita.
Finalmente si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o deteriorarse.
SISTEMAS DE CLASIFICACION DE ARCHIVOS:
Los sistemas fundamentales para la clasificación de documentos son:1. Alfabético a) Por nombres
b) Por localidades (geográfico)
c) Por categorías (asunto)
d) Por fechas (cronológico)
2. Numérico a) Sistema numérico consecutivo
(Numeración progresiva)
b) Sistema dela cifra Terminal
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir, en términos absolutos y de manera general, cual sea el sistema mejor y más aconsejable.
Por lo tanto, el método de clasificación para archivar los documentos tiene que estudiarse con detenimiento en cada caso específico y nunca hay que limitarse a acudir a uno de ellos solo por quehaya sido aplicado en casos similares o por otras razones que no sean las derivadas de un detallado estudio de las exigencias de la empresa.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIÓN DE ARCHIVOS
Para decidir cual sistema de archivo instalar, o si es conveniente combinar algunos de ellos, se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:
1. Clase de documentos que se archivaran.2. Frecuencia con que se los consultan.
3. Cantidad de usuarios del archivo.
4. Cantidad de documentos recibidos y procesados en un periodo.
5. Forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos).
6. Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz.
7. Plan de transferencia que se utilizara.
8.Plan de organización que tendrán los archivos (centralizado o departa mentalizado).
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
Si cada persona inventara sus propias reglas o sistemas para decidir donde y como guardar un documento, solo esa persona podría localizarlo. Por lo tanto, es necesario seguir un procedimiento establecido para que cualquiera pueda archivar y encontrar y encontrar...
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
U.E.C ARAGUA ESTUDIANTIL
GRADO: 7º SECCION: “B”
MATERIA: CONTABILIDAD
SISTEMA DE CLASIFICACION DE ARCHIVO
INTEGRANTES:
CARRILLO ANDRES
CAGUA, 08 DE MAYO DEL 2008
INDICE:
PORTADA……………………………………………………1INTRODUCCION……………………………………………2
CONCLUSIONES……………………………………………3
BIBLIOGRAFIA……………………………………………..4
INTRODUCCION:
En la empresa se manejan diversos documentos de uso frecuente; esos documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia, deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice su conservación, rápida localización y fácilmanejo, de manera de cuando se necesiten usar dichos documentos nuevamente, puedan ser localizados fácil y rápidamente.
La eficiencia en el manejo de estos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios.
Por todo esto toda empresa debe crear sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos basados en las técnicas de archivos.
El archivo es de vital importanciapara la empresa moderna, debido a que realiza innumerables operaciones, las cuales estas respaldadas por documentos escritos que describen los acuerdos estos documentos describen las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.
Frecuentemente en las empresas se requiere información que esta archivada,si no hay un medio adecuado para ordenar y guardar dicha información será difícil y a veces
Imposible conseguirla en el momento preciso en que se necesita.
Finalmente si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o deteriorarse.
SISTEMAS DE CLASIFICACION DE ARCHIVOS:
Los sistemas fundamentales para la clasificación de documentos son:1. Alfabético a) Por nombres
b) Por localidades (geográfico)
c) Por categorías (asunto)
d) Por fechas (cronológico)
2. Numérico a) Sistema numérico consecutivo
(Numeración progresiva)
b) Sistema dela cifra Terminal
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir, en términos absolutos y de manera general, cual sea el sistema mejor y más aconsejable.
Por lo tanto, el método de clasificación para archivar los documentos tiene que estudiarse con detenimiento en cada caso específico y nunca hay que limitarse a acudir a uno de ellos solo por quehaya sido aplicado en casos similares o por otras razones que no sean las derivadas de un detallado estudio de las exigencias de la empresa.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIÓN DE ARCHIVOS
Para decidir cual sistema de archivo instalar, o si es conveniente combinar algunos de ellos, se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:
1. Clase de documentos que se archivaran.2. Frecuencia con que se los consultan.
3. Cantidad de usuarios del archivo.
4. Cantidad de documentos recibidos y procesados en un periodo.
5. Forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos).
6. Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz.
7. Plan de transferencia que se utilizara.
8.Plan de organización que tendrán los archivos (centralizado o departa mentalizado).
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
Si cada persona inventara sus propias reglas o sistemas para decidir donde y como guardar un documento, solo esa persona podría localizarlo. Por lo tanto, es necesario seguir un procedimiento establecido para que cualquiera pueda archivar y encontrar y encontrar...
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