formularios

FORMULARIOS
Es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades y características del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.
Otra definición; es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco endonde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversas índole.
La importancia de los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que se sustenta la transmisión, el registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización a todos los niveles; por cuanto, los mismos son unos el medio expedito para larecolección de los datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todos los sistemas de la misma.

Los formularios tienen por finalidad:
Presentar la información que se requieran en situaciones similares y en una secuencia lógica.
Ahorrar escritura manual o mecánica (y por ende tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.
Proveer unmedio económico de información escrita en copias múltiples.
Asegurar que la información se suministre en la forma debida.

Su objetivo:
Promover a la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones. Así como registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización. También diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad oempleo; y mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente la simplificación del mismo.

Su importancia:
En síntesis, la importancia de los formularios, radica en ser una herramienta de fácil acceso y de recolección útil para la información dentro y fuera de la organización ya que con ellos todos los interesados en un determinado tema pueden estar al tanto de loscambios ocurridos, y con el buen llenado de dicha forma se pueden obtener resultados, claros, precisos y concisos, claro está, esto ocurrirá si los mismos cumplen con los parámetros establecidos y con el objetivo de su creación.
Ya que con estos se pretende, como se dijo anteriormente recabar la información más precisa, en el menor tiempo posible para no hacer del llenado algo tedioso pora el usuarioy ahorrar en la medida de lo posible costos de producción a la unidad correspondiente y a la misma organización.

Los formularios se caracterizan por:
Agilizar o entorpecer cualquier proceso administrativo.
Su presentación motiva al usuario en forma positiva o negativa.
Es un vehículo o medio portador de datos, que genera una o varias informaciones.
Su uso indiscriminado acarrea un abusivogasto de papelería. esto se acentúa en los últimos tiempos debido al alza del papel.
Elevar los costos de almacenamiento por metro cuadrado, debido a que el espacio físico es cada vez más costoso, al igual que los medios de archivo.
Simplificar ordena el trabajo, facilitando la anotación y el uso de datos.
Dejar constancia de la ejecución total operacional de un proceso.
Es una fuentepermanente de consulta, investigación, estudio y análisi de actividades y procesos.
Sirve como instrumento de control, por cuanto establece la correcta ejecición de las operaciones.
Contener datos que agrupados o consolidados configuran una información básica para la toma de decisiones.

El uso o función
La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener querecurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder...