Función De Los Documentos

Función de los documentos

Función de constancia: aseguran la supervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Se garantizan la conservación de los actosy la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios.

Garantizan el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de comunicación: los documentosadministrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la administración.

Esta comunicación puede ser externa o interna, dependiendo si la relación es conciudadanos o bien entreunidades administrativas.
Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestión
 
Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador, destinatario obeneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Entre los valores primarios se distinguen los siguientes:
Valor administrativo
El que tiene un documento o unaserie documental para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Está en todos los documentos producidos o recibidos por cualquier entidad con el objeto deresponder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. Por ejemplo; una resolución de nombramientomantiene su valor administrativo mientras permanezca el funcionario vinculado a la entidad; dicho documento sigue siendo vigente en tanto que se requiere para efectos de expedición de constancias, por loque es necesario conservarlo en el archivo central, por lo menos, por 80 años.
Valor jurídico
Deriva derechos u obligaciones.
Valor legal
Aquél que tienen los documentos y sirven de testimonio antela Ley. Todo documento generado en cumplimiento de una actuación administrativa tiene un valor legal, en tanto que reúna todas las condiciones que componen la estructura del documento (lugar y...