Funciones De La Oficina De Archivo Y Registro

ARCHIVO Y REGISTRO

(Según la Guía para el diseño de asesoría y apoyo de las propuestas de reorganización y estructuración de Órganos y entes de la Administración Publica Nacional).

1. Guardar yorganizar la documentación escrita, impresa, gráfica, fotográfica y audiovisual que han producido las distintas dependencias del organismo.
2. Garantizar la existencia de condiciones necesarias parael adecuado almacenamiento de los fondos documentales del organismo, así como, velar constantemente por la conservación y custodia de la documentación escrita, impresa, gráfica y fotográfica,audiovisual de la institución.
3. Diseñar la política para la organización, conservación, valoración, selección y desincorporación de los fondos documentales de la institución, de conformidad con loslineamientos emanados por el Órgano Rector en la materia.
4. Diseñar programas para la restauración de los documentos del fondo histórico.
5. Facilitar el acceso a la documentación e información necesariaal personal de la organización en su labor administrativa diaria, con el fin de facilitarles sus trabajos de estudio e investigación.
6. Asegurar a los ciudadanos el derecho de acceso a lainformación y a su vez preservar el derecho a la intimidad y la reserva de los documentos privados, de conformidad con los artículos 28 y 141 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7.Elaborar los instrumentos de descripción y clasificación que aseguren el control, acceso y la recuperación rápida y eficiente de la información contenida en el archivo, de acuerdo a los lineamientos delórgano rector en la materia.
8. Asesorar en materia de organización, clasificación y conservación de documentos a las distintas dependencias organizativa de la institución, en concordancia a loslineamientos del órgano rector en la materia.
9. Planificar y desarrollar programas para la capacitación del personal de la unidad de Archivo y registro, en las áreas de organización, clasificación,...