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CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E INTELECTUALES DEL OFISINISTA
FÍSICAS: buena presencia y apariencia. no hay que ser lindo físicamente, pero hay que andar bien limpio y bien planchado, carácter agradable, sociable, ser cortes, una voz armoniosa pero a la misma vez que muestre seguridad.
PERSONALES: hay que tener una preparación básica para el trabajo que se va a desempeñar. se debe serorganizado, saber trabajar sin supervision y bajo presión, hacer un trabajo limpio y sin errores. se debe tambien entender el mecanismo de la oficina. saber usar la maquinaria, estar preparado para cuando la ocacion la amerite y competente.
INTELECTUALES: tener mucha etica profesional y estar dispuesto a aprender nuevas tecnicas.
ser responsable,confiable, discreto, estar disponible para lo queel jefe necesite en bases de trabajo, impresindible.
ROLES DEL OFICINISTA
Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.
Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.
Efectúa y atiende llamadas telefónicas.
Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público engeneral.
Suministra información a las personas que la requieran.
Opera una fotocopiadora.
Lleva el control de ingresos y egresos de material.
Recibe información para transcribirla.
Procesa en el computador información solicitada.
Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.
Llena formatos de cheques de acuerdo a los datoscontenidos en los documentos soporte.
Transcribe información para mantener bases de datos.
Realiza respaldos a la información procesada en el computador.
Graba información para mantener bases de datos.
Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada.
Imprime el trabajo realizado.
Desglosa, ordena, compagina y entrega losdocumentos con la información procesada.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
DEFINICIÓN DEL OFICINISTA
es la persona responsable deejecutar diversas labores de oficina relacionadas con trámites tanto dentro como fuera de la empresa, propias de la dependencia para la cual labora. en este sentido, las relaciones de trabajo que corresponde al oficinista, implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras unidades organizacionales del público en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas,recibir o brindar información de alguna variedad e importancia.
ARCHIVAR: guardar documentos o fichas en un archivo siguiendo un orden.
EGLAS UNIVERSALES DEL ARCHIVO
Para comprender mejor estas reglas es indispensable conocer el significado de los siguientes términos usados en el proceso de clasificación.
• ORDENAMIENTO ALFABÉTICO: las reglas de clasificación se fundan se fundan en elordenamiento de los nombres por orden alfabético. Es el mismo proceso que se utiliza en los diccionarios.
• UNIDAD: se le llama unidad a cualquiera de las del nombre de una persona o razón social escogidas para efectuar el ordenamiento alfabéticamente. en el nombre José Polaco Torres, por ejemplo, hay tres unidades: José, Polaco Torres.
• CLASIFICACION: es determinar el titulo o nombre bajo el cual seva a archivar le documento.
NOMBRES DE INDIVIDUOS
• Nombres completos: Las unidades de los nombres completos se invierten colocando: apellido paterno, apellido materno y nombres. Los apellidos se escriben en mayúscula sostenida y se separan del nombre por medio de una coma.
• Cada parte del nombre se considera como una unidad separada y en caso de que la primera unidad sea identificada...