Gestión Administrativa

Sistema alfabético:  Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
Reglas paraordenar alfabéticamente.  se usan directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usadaen nuestro país.
Reglas de clasificación
1- Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando enprimer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:
Salas, María Elena, siempre la inversión delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellidomaterno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.
Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:
Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan  E. Zarcos, José Pernía

Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre,  fecha,  número,  lugar geográfico o asunto.    Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución. Según los conceptos establecidos se procede a cOrdenar los documentos consiste en agruparlos por nombre,   fecha,  número,  lugar geográfico o asunto.    Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cadapersona o institución. Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda. Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores,  a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente. La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas deArchivo.    Los más usados son:    Alfabético,  Cronológico,  Geográfico,  por Asuntos y Numérico. ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.   Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc. 2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge. 3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: AlarmasPanamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc. ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día. ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,  Estado o País. ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cadadocumento. ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número...