Gestionar documentacion

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Portafolio Unidad 2
Profesor: Adolfo Carbajal
Alumna: Angélica Martínez Trujillo
Especialidad: Administración de Recursos Humanos
Grado y grupo: 2 A






Viaje al pasado.
Donde la aparición del hombre sobre la tierra existe la necesidad de perpetuar infinitamente su memoria dejando rostro de su vida, en documentos manuales y transportables.
El descubrimiento yutilidad de estos elementos de escritura fue a partir del año de 1455.
La escritura dio un sustento a un crecimiento de documentales llamados posteriormente archivos.
Apenas 40 años después de perfeccionar la imprenta se estuvo en la obligación de legislar sobre la ordenación y guardar de los documentos.
En épocas pasadas el manejo de documentos significaba el nacimiento la recuperación o los deprotección de papel comercial.
Administración de documentos.
Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de los diferentes documentos.
Clasificación de los documentos.
Documentos vitales.
Documentos importantes.
Documentos útiles.
Documentos no esenciales.




















Ciclo de la vida de undocumento.
Los documentos son importantes para las instituciones, se debe conocer el ciclo de vida de un documento y que medidas se deben de tomar para su protección su transferencia y disposición o destrucción.
-Creación o recibo: Produce y recibe diariamente una gran cantidad de documentos.
Los documentos se reciben por correo, por mensaje o por correo electrónico.
-Distribución: Hacerlos llegara la persona que necesita la información
-Conservación o archivos: Copeas en el papel de los documentos que producen.
Las copias de los documentos se pueden conservar en papel en disco duro de computadora y en disco flexible.
-Protección: Cualquier documento de valor debe protegerse y conservar adecuadamente de tal modo que se pueda localizar con facilidad.
El contenido, forma, tipo y tamañosde los documentos y la frecuencia de su uso determinan como se deben de conservar.
-Localización y uso: Los documento se conservan por una razón básica su uso.
-Transferencia: Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos debe transferirse de los archivos activos a semiactivos a los archivos inactivos.
-Disposición: La política para la conservación y disposición de los documentostienen basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa, el valor histórico, costos involucrados.



Mercantiles:

Organizaciones sociales
Cartas: Son aquellas que los comerciantes dirigen a otro corresponsal o clientes suyos (libros, revistas, convenios colectivos, contratos)
Notas: Es un documento expedido por el registro mercantil que incluye en extracto de lainformación mercantil de una sociedad y en concreto (papelerías, zapaterías, tiendas, gas)
Facturas: comprobante fiscal donde aparece el registro federal del contribuyente. Sirve para justificar un gasto (tiendas, papelerías, zapaterías)
















Tipos de expedientes
Expediente de Cliente (Ventas): El Expediente de Cliente proporciona todos los datos actuales e históricos de uncliente, incluida la correspondencia por correo electrónico y postal. Aumenta la eficiencia y rentabilidad de la atención al cliente, ya que une en un expediente los documentos y archivos electrónicos más variados: contratos de mantenimiento, cartas, confirmaciones de pedidos, facturas, e-mails, links, dibujos y planos, datos contables, etc.
Expediente de Contrato: En el Expediente de Contrato seincluyen todos los documentos relevantes a un contrato, tanto los basados en papel como los electrónicos. El control de plazos y vencimientos, para una correcta ejecución del contrato. Con el Expediente de Contrato, toda la tramitación y acciones referentes a un contrato, son transparentes y fáciles de comprender, ya que queda constancia de cualquier acceso y modificación.
Expediente de...