GUIA DE APRNDIZAJE No 3

GUIA DE APRNDIZAJE No 3
“Documentos Comerciales y Títulos Valores”
SOLUCIÓN

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No1
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
3.1.1. Mapa Mental:
RTA/



















3.2.2. Mapa Mental GAES:
RTA/

























3.3.1.1. Exposición Prezi:
https://prezi.com/pbldaqo2y5kf/sistema-documental-contable/

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 2
3.3.2.1Informe “El Archivo y laconservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas”
RTA/ INFORME
El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas
A.*Definicion de Archivo Administrativo Es el archivo, que resguarda de manera temporal los documentos de una institución a la cual prestan servicio, puede ser pública o privada. Son llamados archivos vivos, esto es por elsimple hecho de que contienen los documentos de mayor consulta y creados recientemente.
El Archivo Administrativo es el Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales, al archivo administrativo también sele llama archivo vivo
Archivo Administrativo Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en "oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio"determinado principalmente por el rector del sistema de
Características del Archivo Administrativo
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como:
*clasificación de las series documentales
*cuadro de clasificación
*usar una codificación alfanumérica
*establecer un orden cronológico de los documentos.B. SELECCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permiteprogramar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
1) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de unmayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.
2) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los ArchivosRegionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.
IMPORTANTE.- Para eliminación de documentos se requiere:
-       Acta del CED
-       Inventarios de eliminación
-  Muestras de las series documentales a eliminarse
C. IMPORTANCIA EN LA ORGANIZACIÓN DEARCHIVO Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio...