Hacer que las cosas sucedan

Octubre 2008
Hacer que las cosas sucedan
José Luis Alavez Manzano
Independientemente de todas las habilidades que un administrador de proyectos pueda tener, entre las que destacan: Sentido común, liderazgo, capacidad de negociación, habilidades interpersonales, empatía, pensamiento sistémico, capacidad de síntesis, de análisis, diplomático, político, organizado, disciplinado, capaz de manejarmúltiples actividades simultáneas, ser tolerante a la presión, flexible, saber identificar riesgos y mitigarlos, delegar autoridad, responsabilidad, etcétera, existe una imprescindible en todo buen administrador de proyectos y ésta tiene que ver con la capacidad de hacer que las cosas sucedan.

Así como existen personas que son capaces de utilizar sus habilidades para hacer que los proyectosavancen y terminen en tiempo y forma, hay otras que simplemente no lo logran. La capacidad de hacer que las cosas sucedan es una combinación entre ser un catalizador -o alguien que conduzca una gran variedad de situaciones- y al mismo tiempo tener el valor de llevarlo a cabo.
Un candidato a administrador de proyectos debe dar la confianza suficiente y necesaria para saber que él o ella es la personaidónea para encontrar formas de mejorar o resolver una situación en caso de que se le asignara la responsabilidad de un proyecto con problemas de índole diversa. Dicha confianza estaría sustentada básicamente en su habilidad para influir en las personas indicadas para que su empresa se lleve a cabo de forma exitosa.
Hacer que las cosas sucedan tiene que ver con el hecho de tener un sentidoclaramente definido para detectar que hay actividades o tareas más importantes que otras prioridades y aplicar dicho sentido en cada interacción que se tenga con el equipo de trabajo.
Dar a conocer al equipo de trabajo la definición de prioridades para que los integrantes del mismo inviertan el tiempo en las tareas que harán que el proyecto tenga éxito y no en otras cuya importancia no determina elmismo, es fundamental para cualquier administrador de proyectos que desea realizar sus actividades de manera eficiente.
Uno de los problemas más comunes en los proyectos que carecen de una buena administración, es que se invierte demasiado tiempo en las cosas que urgen y no en las que realmente son importantes para el éxito del mismo, lo que indudablemente convertirá al equipo en un ente queresponde o reacciona a su medio ambiente y no logra una proactividad, esencial para alcanzar el éxito.
Generalmente las prioridades tienen que ver con: Los objetivos generales del proyecto, las características del producto y las tareas derivadas de un objetivo en particular. Es importante mencionar que para que estas listas de prioridades puedan ser aceptadas e institucionalizadas al interior delequipo antes debieron ser consensuadas, aceptadas e invariablemente deberán satisfacer cualquier opinión o perspectiva de los involucrados en el proyecto y en particular de los miembros del equipo de trabajo.
Habría que mencionar que más que un ejercicio intelectual para el cual existe una “receta de cocina”, la priorización de objetivos, características o tareas de un proyecto, es un ejerciciosubjetivo y es ahí donde debe entrar la sensibilidad y habilidad de un buen administrador de proyectos, el cual debe estar preparado para confrontar el ambiente de constante cambio que caracteriza a los proyectos propios de las tecnologías de la información y responder a éstos realizando evaluaciones constantes sobre sus listas de prioridades para, en determinados casos, cambiarlas o mantenerlasfijas.

Priorizar permite a un administrador de proyectos decir NO ante ciertas circunstancias, de hecho, si un administrador no tiene la capacidad de decir NO es porque no cuenta o no tiene claro el sentido de prioridad de las cosas pertinentes al proyecto. Podríamos decir por ende que alguien incapaz de decir NO ante ciertas situaciones, tiene pocas probabilidades de éxito como administrador de...