Herramientas Tecnologicas

LAS NUEVAS HERRAMIENTAS TECNOLOGÍCAS ENMARCADAS EN EL DESARROLLO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
Para entender la relación de la Archivística con las nuevas herramientas tecnológicas es necesario definir primero el término Automatización, el cual está diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas. En nuestro enfoque archivístico, la Automatización esla aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
Podríamos decir que la automatización archivística se emplea desde la creación del documento mismo hasta su eliminación o disposición final, en todas las fases del proceso archivístico para la gestión de documentos, las transferencias, el control de depósitos, la indización, lagestión de los usuarios, el establecimiento de nuevos mecanismos de recuperación, la publicación, difusión, consulta, en sí, el acceso a la información.
El crecimiento desmedido de las tecnologías es de una u otra forma consecuencia de la globalización, aunque podríamos decir que no se puede dar una sin la otra, y con ellas la explosión de la información y por ende su volumen y calidad. Actualmente,el creciente aumento de los equipos de cómputo, de los diversos aparatos eléctricos y electrónicos, la Internet, transmiten segundo a segundo imágenes, sonidos, voces y toda clase de información.
Aunque los avances tecnológicos sigan surgiendo día a día, éstos no lograrán desplazar totalmente al papel (por ahora), aunque paulatinamente esto pueda ir cambiando, de hecho ya lo está haciendo. Lofundamental hoy en día es tener los sistemas tecnológicos y de información necesarios que permitan una mayor agilidad y respuesta a las distintas consultas que requieran los usuarios.
Es indudable también que las nuevas tecnologías han provocado innovaciones en las diferentes profesiones y de esto no se ha escapado la archivística, el empleo de los computadores, software y un sinnúmero deherramientas ofrecen diversas alternativas para el acceso, funcionamiento, trámite y gestión en los distintos procesos archivísticos, ahora tenemos solo dos alternativas: actualizarnos o resagarnos en su utilización.

No es suficiente, tener la información y darle una presentación útil, hay que tener presente y entender que los sistemas de información por sí solos no analizan la información, “para esto serequiere la presencia del profesional de las ciencias de la información, que analice los sistemas y los convierte en instrumentos útiles y accesibles. Y en esto a la archivología le corresponde decidir si juega un papel sustantivo o adjetivo, es decir, si el rol es accesorio al profesional informático, o por el contrario, lo alimenta y dirige.[1] Más que el dominio de la información, nos correspondela tarea de estudiarla, analizarla, comprenderla y aplicarla en los distintos procesos archivísticos en pro de la salvaguarda de la memoria institucional y colectiva de la humanidad.

Pero, ¿para qué automatizar? ¿qué ventajas trae la automatización?
La utilización de herramientas tecnológicas en los procesos archivísticos nos permiten agilidad y rapidez tanto en la organización, consulta yalmacenamiento de la información, reducción de distancia y espacios de almacenamiento, respaldo y acceso en línea a la información, facilita el proceso de normalización, diversifica la labor del archivista y aumenta sus opciones (posibilidades) generando un ahorro en los recursos físicos a pesar de que para su implementación se requiere una inversión inicial bastante alta.

Pero, no todo es color derosa, la automatización trae consigo ciertas desventajas como son: la dependencia y obsolescencia tecnológica, la incompatibilidad de los formatos, falta de personal capacitado, procesos de migración de sistemas, seguridad de la información (ataque de virus), riesgos de pérdida de información, limitación en el acceso, entre otros.
Podemos decir que el proceso de automatización no es una panacea...