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 IDENTIFICAR PROBLEMAS O DIFICULTADES EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACION DE UN SGC EN RELACION CON EL DISEÑO Y DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD.
 PLANTEAR ALTERNATIVAS DE SOLUCION A TRES DE LAS DIFICULTADES IDENTIFICADAS.
No | Problema o Dificultad | Posibles Causas | Alternativa de Solución 1 | Alternativa de Solución 2 |
1 | DOCUMENTACION MAL ORGANIZADA | Laresponsabilidad del mantenimiento de la documentación ha sido delegada a un auxiliar administrativo por falta de recurso humano calificado | Enviar una guía generalizada por parte del auditor al auditado sobre la forma correcta de la organización de la documentación.
• Impulsen el trabajo en equipo, para incrementar la participación de todo el personal que labora en la institución en el logro de lasmetas Institucionales.
• Sugerir a la Gerencia Administrativa aplicar correctivos tendientes a resolver la deficiencia. | • Disminuir el nivel de deserción y retiro de empleados de la empresa.
• Diseñar estrategias para que todo el personal de la empresa conozca los beneficios de la implantación de un sistema de gestión de la calidad.
• Plantear estrategias para conocer que a través de laimplantación del sistema de gestión de la calidad la empresa podrá prestar un mejor de calidad. |
2 | RESISTENCIA AL CAMBIO | • La compañía presenta un alto nivel de rotación por ascensos y retiros.
• La dificultad mayor para la implantación del sistema, es que la directivas no se comprometan en la implantación del mismo
• Los efectos del nuevo sistema no son totalmente predecibles y esto generatemor por la falta de confianza en sus resultados. |
• Despejar del personal que labora en la empresa todas las dudas y preguntas que existan, para que estas sean examinadas y contestadas.
• El sistema de gestión de la calidad ayudará al mejoramiento continuo de cualquier empresa. | Disminuir el nivel de deserción y retiro de empleados de la empresa
• Realizar campañas permanentes de cultura deGestión de Calidad.
• Incentivar a los directivos a participar personalmente en el proyecto. |
3 | NO CULTURA DE MEDICION | Desconocimiento en la medición de los indicadores y satisfacción de los clientes dentro del SGC. | Sugerir a la Gerencia Administrativa aplicar correctivos tendientes a resolver la deficiencia. | Obtener datos precisos para poder medir la satisfacción de nuestros clientesy la eficacia de los procesos del SGC. |
4 | No documentación del Sistema | No escribir o registrar las actividades desarrolladas en la institución | Trabajar con el personal sobre la importancia de registrar todas las actividades realizadas. | Realizar la documentación con la participación de personal de la institución, en donde se identifican los procedimientos, manuales. |
5 | AUDITORIASANUALES | • Falta de presupuesto
• Demasiados procesos por área.
• Alta demanda de Auditorias Internas por parte de las diferentes áreas. | • Presupuestar y planificar por lo menos una auditoria semestral por proceso.
• Concientizar a la Gerencia de la importancia que tiene la Auditoría Interna.
• Implementar encuestas de satisfacción que evidencien las debilidades de los diferentes
servicios,permitiendo identificar cuales tienen prioridad de Auditoria. | • Capacitar funcionarios de las diferentes áreas en la realización de Auditorias Internas.
• Comprometer desde la presidencia de la compañía a todas las áreas para apoyar con un recurso humano un día a la semana los diferentes cronogramas de Auditoria. |
 DESARROLLAR EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD AIMPLEMENTAR COMO PARTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN LA NORMA ISO9000.
DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: |
Atención de transferencias documentales desde Archivo de Gestión hacia Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo. |
De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de Calidad. |
7.6 Políticas de Transferencia Documental - Aplicación de TRD. |
Los...