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Introducción
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique,el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción dedocumentos de diversas índole.
Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento queexiste entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte lasposibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadoresy auxiliares de contabilidad toman de ellos los datosnecesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estaráadquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabosus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En conclusión,podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un mediode prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Código de Comercio vigenteestablece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:
" Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" :
a. Con documentos públicos.
b. Con documentos privados.
c. Con facturas aceptadas.
d. Con telegramas.
e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha...