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DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

INTRODUCCIÓN:

El número de personas que integran este departamento está en función a la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.

Cuando se recibe una reserva, fuera del horario de reservaciones debe informar cuáles son aquellas fechas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamenteocupado.

Las personas encargadas de recibir las reservaciones, deben estar muy bien preparadas y capacitadas, no solamente dominando otro idioma, sino tener una muy buena aptitud para las ventas, ya que gracias a las sugerencias que hace la persona la cual puede llegar a vender un servicio mejor, digamos: Una “Suite”, de lo que el cliente necesita ó esperaba, es por eso que deben tomar un curso decapacitación de negociación, ventas y el más importante, Marketing.

Este Hotel, en el cuál me encontraba haciendo prácticas, es un hotel que utiliza mucho de reservaciones, ya que su negocio está dirigido al Turismo de Negocios, debido a que este hotel se inicio en la época de los ochenta, es que ha conseguido obtener a clientes fieles a la empresa, ya que es muy importante para cualquierempresa. Pero este hotel siempre tiene las reservaciones de las mismas personas, algunas veces tienen reservaciones de grupos de turistas.

CONTROL DE RESERVACIONES:

Sistemas de control:

Existen dos tipos de sistemas de controlar una reserva:
•
Computarizado:


Este contiene computadora con un programa especial de reservas hotelera y también contiene un archivo cronológico dereservaciones.
•
Manual:


Este contiene una hoja de control de reservaciones, libretas de entradas y de salidas, Rack de tirillas de reservaciones y un archivo cronológico de reservaciones.

Hotel la Fontana contiene el Control de Reservaciones Manual y este hotel contenía la siguiente información:

Archivo cronológico de Reservaciones:


Se tiene carpetas para cada día del año ya que en estelugar se dará toda la correspondencia del huésped y la demás papelería que se llenó por motivo de la reservación, cancelación, cambio depósito, etc.

Hoja de Control de Reservaciones:


Es una hoja de papel cuadriculado que consta de 31 columnas para todos los días del mes y con la cantidad de renglones correspondientes al numero de cuartos del hotel. En esta hoja se van anotando lasreservaciones recibidas y fundamentalmente sirve para evitar hacer un número de reservaciones superior a la disponibilidad del hotel. En este establecimiento se utiliza diferentes colores para distinguir los tipos de reservaciones; Por ejemplo:

Reservaciones sin depósito (Blanco)

Reservaciones con depósito (Amarillo)

Grupos (Azul)

Personas importantes (Rojo)

Grupos periódicos (Negro)Entradas sin reservación (Verde)

Estas últimas deben considerarse en los conteos, según el reporte, que envía el departamento de recepción al departamento de reservaciones.

Libreta de Entradas y Salidas:


En las páginas de la libreta se deben anotar todos los días del año: En la parte izquierda se anotan las entradas y en la parte derecha, las salidas. Por ejemplo; si un huésped reservó uncuarto con fecha de llegada del 7 de enero y con fecha de salida el 9 del mismo mes, se escribirá una línea vertical en las entradas del día 7 y otra línea vertical en las salidas del 9 (En las hojas correspondientes a los días intermedios no se escribe nada).

Mediante la información de esta libreta se puede conocer el número aproximado de las entradas y salidas en un hotel en un día determinado;asimismo, servirá como base para la elaboración de algunos reportes.

Rack Cronológico de Reservaciones:


Aquí se colocan, las reservaciones ordenadas por día de llegada, las cuales deben ser escritas previamente en unas tirillas de papel y colocadas en unos objetos metálicos llamados “Charolillas”.

REPORTE NOCTURNO DE RECEPCIÓN AL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES:

Para lograr un...