infancia y adolescencia

 Desarrollo
Actividad Gestión Documental
Presentación:
El propósito fundamental de este ejercicio es que podamos reconocer los conceptos básicos para trabajar las tablas de retención y transferencia documental.
1. Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas deRetención Documental.
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de Retención Documental.

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de losdocumentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2000. (Por el cual se regula el procedimiento de elaboración y aplicación en las tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo mencionadoanteriormente).

Aplicación:
Una vez elaboradas y aprobadas las Tablas de Retención Documental debe hacer su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento 
Instructivo para su aplicación.
Normas para organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. 
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las tablas deretención documental y el archivo general de la Nación. Por su parte ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.


REQUISITOS

En atención a lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de RetenciónDocumental”, se debe entender que están obligadas a presentar tablas de retención y valoración documental al Archivo General de la Nación, los organismos del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva
El Archivo General de la Nación ha establecido como requisitos para la presentación de las Tablas de Retención Documental los siguientes:
Organigrama actual. 
Disposiciones legales,actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones). 
Propuesta de tablas de retención documental (la TRD debe presentar una introducción donde se explique cuál fue la metodología utilizada para elaborarla). 
Manual de Procesos y Procedimientos.
Acta del Comité de Archivo de la entidad avalando las TRD. Comunicación de la entidad remitiendo las Tablas de Retención Documental al Secretario del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

2. Conceptos básicos

Tabla de retención Documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Este instrumento estácompuesto por series documentales, las cuales son “el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas”.
Beneficios que trae la elaboración de las tablas de retención documental
Facilita el manejo de la información.
Contribuye a la racionalización en la produccióndocumental.
Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control de acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella ya estipulados.
Garantiza las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.
Regulan las transferencias...