Informe Avance 1
Páginas: 5 (1025 palabras)
Publicado: 27 de marzo de 2015
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO
S U P E R I N T E N D E N C I A F I N A N C I E R A D E C O L O M B I A
INFORME DE AVANCE CONTRATO SF.3-006-2006
El siguiente es el informe de las actividades adelantadas hasta el momento en desarrollo del Contrato de Prestación de Servicios SF.3-006-2006 que tiene como objeto la prestación del servicio de organización archivística de losfondos documentales acumulados que hacen parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.
A la fecha Informática Documental Ltda. ha desarrollado las siguientes actividades:
1. Profundización de diagnósticos documentales de las Superbancaria y Supervalores.
Diagnóstico: establecimiento del nivel de organización documental
El establecimiento del nivel de organización documental está relacionadocon la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación, que contempla aspectos administrativos, de infraestructura y del entorno físico en el cual está almacenada la documentación y su forma de organización.
a. Lectura y análisis de diagnósticos previos
Tomamos como base los diagnósticos documentales entregados por la Interventoría del proyecto.Los diagnósticos de la Superintendencia de Valores (41 p.) y de la Superintendencia Bancaria (22 p.) contienen generalidades y evaluación técnica (instalaciones, recursos necesarios para la organización de los archivos, revisión de inventarios y bases de datos existentes, modelos de registro de archivos, procesos de consulta y préstamo de documentos y riesgos potenciales). Incluye como anexo uncódigo de trámites.
Estos documentos en cuanto al diagnóstico como tal, contienen información global sobre cada uno de los archivos que conforman los fondos acumulados de cada entidad, así como fotografías
b. Recolección de información
En la recolección de la información se empleó la metodología recomendada por el Archivo General de la Nación, mediante la aplicación de tres formatos diseñadospara tal fin:
El formato “Otras Áreas de Depósito (fuera del edificio) permite relacionar los diferentes sitios o lugares que albergan documentación y que se ubican en una misma ciudad (no regionales ni seccionales).
El formato “Identificación de Fondos y Secciones por Depósito” permite un mayor conocimiento de la documentación respecto al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias,lo cual es esencial para la clasificación.
El formato “Identificación de Asuntos en Fondos y Secciones por Depósito” permite identificar asuntos puntuales para las dependencias de cada entidad. La unidad de análisis es la unidad de conservación y se recopilan datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicación y anexos.
El levantamiento de la información se realizó en el Sótano y elprimer nivel de la sede de la Superintendencia Financiera y en la bodega del sótano del edificio Suramericana de Seguros ubicado en la Calle 26.
c. Análisis y tabulación de datos
Con base en la información recolectada se está elaborando un cuadro que contiene el nombre del archivo, ubicación geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional y áreas de depósito dentro y fueradel edificio.
Para cada depósito se relaciona:
Condiciones ambientales
Tipos y materiales de inmobiliario
Estado de conservación de la documentación
Tipos de deterioro
Unidades de conservación
Estado o nivel de organización documental
Instrumentos de recuperación de la información
Tipos de soporte
Fechas extremas
Volumen documental
2. Reseña histórica de la Superintendencia Bancaria y laSuperintendencia de Valores.
La reconstrucción del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de los fondos acumulados. Su objetivo es establecer el contexto histórico de la institución productora, lo que a su vez permitirá reconducir los documentos al orden original que tuvieron en el momento de ser producidos.
a. Compilación y selección de la...
S U P E R I N T E N D E N C I A F I N A N C I E R A D E C O L O M B I A
INFORME DE AVANCE CONTRATO SF.3-006-2006
El siguiente es el informe de las actividades adelantadas hasta el momento en desarrollo del Contrato de Prestación de Servicios SF.3-006-2006 que tiene como objeto la prestación del servicio de organización archivística de losfondos documentales acumulados que hacen parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.
A la fecha Informática Documental Ltda. ha desarrollado las siguientes actividades:
1. Profundización de diagnósticos documentales de las Superbancaria y Supervalores.
Diagnóstico: establecimiento del nivel de organización documental
El establecimiento del nivel de organización documental está relacionadocon la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación, que contempla aspectos administrativos, de infraestructura y del entorno físico en el cual está almacenada la documentación y su forma de organización.
a. Lectura y análisis de diagnósticos previos
Tomamos como base los diagnósticos documentales entregados por la Interventoría del proyecto.Los diagnósticos de la Superintendencia de Valores (41 p.) y de la Superintendencia Bancaria (22 p.) contienen generalidades y evaluación técnica (instalaciones, recursos necesarios para la organización de los archivos, revisión de inventarios y bases de datos existentes, modelos de registro de archivos, procesos de consulta y préstamo de documentos y riesgos potenciales). Incluye como anexo uncódigo de trámites.
Estos documentos en cuanto al diagnóstico como tal, contienen información global sobre cada uno de los archivos que conforman los fondos acumulados de cada entidad, así como fotografías
b. Recolección de información
En la recolección de la información se empleó la metodología recomendada por el Archivo General de la Nación, mediante la aplicación de tres formatos diseñadospara tal fin:
El formato “Otras Áreas de Depósito (fuera del edificio) permite relacionar los diferentes sitios o lugares que albergan documentación y que se ubican en una misma ciudad (no regionales ni seccionales).
El formato “Identificación de Fondos y Secciones por Depósito” permite un mayor conocimiento de la documentación respecto al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias,lo cual es esencial para la clasificación.
El formato “Identificación de Asuntos en Fondos y Secciones por Depósito” permite identificar asuntos puntuales para las dependencias de cada entidad. La unidad de análisis es la unidad de conservación y se recopilan datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicación y anexos.
El levantamiento de la información se realizó en el Sótano y elprimer nivel de la sede de la Superintendencia Financiera y en la bodega del sótano del edificio Suramericana de Seguros ubicado en la Calle 26.
c. Análisis y tabulación de datos
Con base en la información recolectada se está elaborando un cuadro que contiene el nombre del archivo, ubicación geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional y áreas de depósito dentro y fueradel edificio.
Para cada depósito se relaciona:
Condiciones ambientales
Tipos y materiales de inmobiliario
Estado de conservación de la documentación
Tipos de deterioro
Unidades de conservación
Estado o nivel de organización documental
Instrumentos de recuperación de la información
Tipos de soporte
Fechas extremas
Volumen documental
2. Reseña histórica de la Superintendencia Bancaria y laSuperintendencia de Valores.
La reconstrucción del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de los fondos acumulados. Su objetivo es establecer el contexto histórico de la institución productora, lo que a su vez permitirá reconducir los documentos al orden original que tuvieron en el momento de ser producidos.
a. Compilación y selección de la...
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