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IDENTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

Título del puesto: Secretaria gerencial

Dirección: Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia general.

Gerencia: OperativaSector: Ecuador

DIMENCIONES

Generales

Personas a su cargo: ningún puesto
MISIÓN DE LA FUNCION


Ayudar al gerente con todos los documentos y mantenerlo informado de todos los sucesos queocurren.
( colaboradora)

ORGANIGRAMA



Parte administrativa






CARRERA BASE

Bachiller de secundaria.
Estudios de secretariado.
Conocimientos del idioma Ingles.

EXPERIENCIAPreferible un  año de experiencia en el puesto.
COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO


Trabajo en equipo alto
Iniciativa alto



Funcionesy responsabilidades principales
Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.
Atención telefónica de acuerdo a las normasde cortesía establecidas y dar el debido curso
Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.
Enviar comunicaciones internas y documentos relacionadosa los diferentes departamentos administrativos.
Solicitar y mantener suministros de cafetería.
Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.
Realizar envíos de encomiendas al exterior.Efectuar cancelación y registro de las pólizas del INS.
Receptar los periódicos y distribuir.
Coordinar con los departamentos el uso  de la sala de sesiones.
Enviar comunicaciones vía fax, correoelectrónico y apartado postal a empresas e identidades.
Mantener el orden y buena presentación de la sala de secciones y accesorios( tv, proyector slice, pizarra, etc.)

RESPONSABILIDADES COMUNES1. Conversar con el gerente de cada suceso que sucedió si él tuvo una ausencia
2. Tener comunicación constante frecuente con el gerente.
HABILIDADES TECNICAS
Amplio manejo del sistema...