Ingeniero COmputacion



Sistema de gestión documental - OpenKM
Versión: Community 6.3

Manual de usuario


Historial de revisiones
Fecha
Versión
Descripción
Responsables
12/04/2014
1.0
Creación
Gustavo Rodríguez Vargas

Copyright 2014 Avantica San Carlos
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Tabla de contenido


Introducción 5
Software Requerido 5
Acceso al sistema 6
Pantalla del Escritorio 6Barra de Menú 7
Barra de herramientas 8
Identificación del Usuario 9
Barra de Estado 9
Área de Trabajo 9
Taxonomía 10
Funciones básicas con el ratón 11
Descripción de las diferentes opciones 11
Navegador de Documentos 12
Descripción de las diferentes opciones 13
Operaciones básicas con documentos y carpetas 15
Taxonomía 15
Categorías 15
Documentos Personales 15
Creación de carpetas 16Búsqueda de carpetas 16
Agregar nuevo documento 17
Renombrar 19
Mover 19
Copiar 20
Agregar a favoritos 21
Definir inicio 22
Eliminar 23
Edición de documentos 23
Cancelar edición 24
Actualizar un archivo 25
Bloqueo 26
Desbloqueo 26
Descargando un documento 27
Añadiendo metadata 27
Eliminando metadata de un documento 29
Añadiendo palabras clave 29
Añadiendo categorías 30
Añadiendocategorías 30
Eliminando categorías 31
Categorías 31
Mis documentos 32
Papelera 33
Usando información 34
Pestañas de información de carpetas 34
Información de documentos 35
Seguridad 36
Modificar la seguridad 36
Búsqueda 38
Hacer una búsqueda 38
Hacer una búsqueda 39
Ejecución de una consulta almacenada 40
Eliminación de una consulta almacenada 41
Dirigirse a la ubicación deldocumento 41
Dirigirse a la ubicación de la carpeta 42
Noticias 42
Búsqueda con OpenKM 43
Tablero de Mando 46
Vista de Usuario 47
Información Disponible 47
Vista General 48
Información disponible: 48
Referencias 50

Introducción


OpenKM es una aplicación web de gestión documental que proporciona capacidades completas de gestión de documentos, incluyendo el control de versiones, metadatos,workflow, etc... Esto herramienta permite potenciar a los usuarios a acceder, enriquecer y almacenar la información en un único punto, ayudando a gestionar de forma más eficiente, los documentos generados dentro de una compañía y mantener controlado la innecesaria duplicación de la información

OpenKM provee una solución para:
Controlar el creciente volumen de información a ser manejado
Ponerfin a la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información
Prevenir la duplicación de la información
Obtener información válida a través del control de versiones de documentos
Reducir el tiempo y recursos usados en la localización de la información
Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilícito de los usuarios, cumpliendo de esta forma con las obligaciones


SoftwareRequerido

OpenKM es una aplicación web que necesita software adicional en los clientes para obtener la mejor experiencia de usuario
Plugin Flash: Requerido para ver vistas preliminares de documentos. Puede ser descargado en http://get.adobe.com/es/flashplayer/
Plugin Java: Requerido para gran variedad de características de OpenKM como: Escáner simple, subida masiva de archivos y edición online.Puede ser descargado en https://java.com/es/downloads


Acceso al sistema

El acceso al sistema es realizado a través del navegador web. En esta pantalla de acceso, se debe ingresar el nombre de usuario y contraseña que ha sido proporcionado por el administrador del sistema.


Figura 1. Ventana de Inicio de Sesión


Pantalla del Escritorio

Una vez que ingresemos al sistema, elescritorio es visualizado con tres áreas de trabajo diferentes bien definidas: Opciones de Menú, Árbol de Carpetas, Navegador de Documentos y Propiedades de Documentos y Carpetas, además de la información del usuario que está conectado en ese momento.

Figura 2. Pantalla de inicio


Barra de Menú

La barra de menú está formada por todos los menús desplegables con sus diferentes opciones. Si una...