intructivo de tranferencia

















INTRODUCION
El présente Instructivo De Transferencia de Documental en la Empresa parte de las normas de regulación interna en materia de manejo de los archivos y toda información que garantice una memoria empresarial y se constituya en una guía o directriz de uso permanente.

Este componente hace referencia al tema archivístico, donde se encuentran losresponsables de los Archivos de Gestión, que involucra al responsable de la unidad de organización, la secretaria o secretario a cargo de la documentación. El Archivo Central y en conjunto otras previas constituyen las bases técnicas y procedimentales que serán aplicadas en la empresa.







































OBJETIVOS

Objetivo General

Elobjetivo del presente Instructivo de Transferencia Documental es el de normar los formas de transferencias de documentos, en sus distintos niveles de gestión asignando responsabilidades y definiendo procedimientos para este efecto.

Objetivos Específicos
Establecer periodos de obsolescencia de la documentación.
Regular la administración de archivos de gestión.
Centralizar ladocumentación inactiva en el Archivo Central para evitar la pérdida de los documentos.
Normar los inventarios en los procesos de transferencia de documental
Contar con una administración eficiente en el manejo documental en el Archivo Central, contribuyendo al usuario interno y externo.
















PROCESO DE TRANFERENCIA DOCUMENTAL
Pasos
1. Elaborar el cronograma detransferencias; solicitar aprobación del Comité de Gestión Documental y comunicarlo a las oficinas productoras

FECHA LIMITE
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE DEBE REALIZAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

























2. Preparar físicamente los Documentos a transferir:
Realizar la Limpieza de los documentos:
Revisar, y Depurar la documentación
Clasificar y foliar ladocumentación
Inventariar la documentación
Organizar la documentación
Descartar documentación para su eliminación

3. Realizar visita a las oficinas productoras que realizan las transferencias documentales cuando estas lo soliciten para;
Verificar que las series documentales que son enviadas estén debidamente relacionadas en el Inventario Documental.
Que la documentación atransferir cumpla con los términos de retención establecidos en la Tabla de retención documental


Que las series documentales estén debidamente legajados, identificados, foliados los que lo requieran- organizadas y archivadas en sus respectivas unidades de conservación;

Si no está conforme a lo establecido en el instructivo de transferencias; no se acepta la transferencia, y se efectúan lasrecomendaciones pertinentes.

4. Recepcionar la transferencias en el depósito de Archivo; para ello el auxiliar de archivo contratista deberá:
Recepcionar físicamente las transferencias provenientes de las oficinas productoras.
Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo inactivo.
Ubicar las cajas de archivo inactivo en los estantes metálicos, en un orden numéricoconsecutivo, según el sistema establecido en depósito de Archivos.
Diligenciar el “Rótulo para cajas de Archivo inactivo” y pegarlo en la cara frontal de esta, y ubicarlas en los estantes que se encuentran en el depósito de Archivos

Una vez que las cajas están ingresadas Archivo, diligenciar en el formato de Inventario documental, (en original y dos copias) el campo correspondiente al No. de lacaja; registrar su nombre y firmar en los campos: “Recibido por” y “Firma” del Inventario Documental”; diligenciar el campo de la signatura topográfica; No del módulo; No. del estante; No. del entrepaño y No. de la caja

A continuación, archivar el original del formato del inventario documental en el Archivo Central en la serie de inventarios documentales; entregar la 1ª copia al empleado de la...