irregularidades en la contabilidad

IRREGULARIDADES Y SANCIONES EN MATERIA CONTABLE

Es de gran impacto y así mismo preocupante el manejo que se le dan a los libros oficiales de contabilidad en algunos entes económicos, presentando atrasos por más de cinco meses, teniendo la posibilidad de hacerse modificaciones en los mismos, en meses anteriores al transcurrido, lo cual al momento de necesitar y arrojar estados financieros quenos muestran la situación financiera real de la organización, esta tendrá inconsistencias en sus resultados por la falta de actualización de datos internos como transacciones y hechos económicos.
Así mismo todas estas situaciones de responsabilidad por porte de la organización en materia contable, serán sancionadas legalmente por parte de autoridades de control y fiscalización como lo son;Registro Mercantil, Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), la Agencia Tributaria y en algunas ocasiones también se acudirá ante los tribunales.
“El Artículo 654 del Estatuto Tributario, establece que habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:
1) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
2) No tener registrados loslibros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos
3) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
4) Llevar doble contabilidad
5) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
6) Cuando entre lafecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso."1


Del mismo modo, en relación con las irregularidades mencionadas en el ART 654 del Estatuto Tributario, es sancionable la ejecución de alguna de estas como dice la ley en el ART 655 del Estatuto Tributario
“Sinperjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterioral de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.
Parágrafo No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo añocalendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable.” 2
Lo relevante de la normatividad mencionada, es que el no tener actualizados los registros contables, no sólo haría a una Compañía acreedora de la sanción por libros de contabilidad, la cual puede resultar altamente costosa, sino que además, estaría expuesta a que sus costos y deducciones no soportados contablemente, le seanrechazados en caso de una revisión por parte de las Autoridades Tributarias. Esto, sin perjuicio de las sanciones que a nivel personal, puedan llegar a enfrentar los contadores y los administradores de las entidades donde se presenten este tipo de irregularidades.
“Entre las irregularidades que pueden dar ocasión  la imposición de la sanción por libros de contabilidad, no están contempladas lasrelacionadas con el libro de actas, puesto que el libro de actas, en el sentido estricto de la palabra, no es considerado un libro de contabilidad, sino un libro de comercio, lo cual es muy diferente.”3
Al no ser el libro de actas un libro de contabilidad, no podrá argumentarse sus irregularidades para imponer sanción por libros,  así lo consideró el Consejo de estado en sentencia de abril 30 de 1999,...