ISTRUCTIVO

Archivo General de la
Nación
Dirección del Sistema
Nacional de Archivos

Instructivo para la elaboración
de la Guía simple de archivos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Índice

Introducción ……………………………………………………… 3
Objetivo general ……………………………………………………4
Objetivos específicos ..……………………………………………5
Marco jurídico

.……………………………………………………6

Cómo elaborar la guía simple de archivos....…….…………….8
Formatos …………………………………………………………25

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Introducción

Este instructivo es un apoyo para la elaboración de la Guía simple de
archivos de cada entidad o dependencia y así dar cumplimiento a los
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos
de las dependencias y entidades de la administración pública federal;
además,sirve para identificar los documentos de archivo por medio de su
descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos,
se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de
sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores. Esto se
logra con la elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y de las partes quela componen mediante el análisis,
organización y registro de la información.

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Objetivo general

Orientar a los sujetos obligados en la elaboración de la Guía simple de
archivos.

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Objetivos específicos



Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los
cuadros de clasificaciónarchivística, así como su esquema de organización
y sus datos generales para transparentar su sistema de clasificación.



Asegurar la creación de descripciones consistentes y apropiadas para
facilitar la recuperación y el intercambio de información.



Incluir información sobre la circulación de los documentos de archivo en sus
distintas etapas (trámite, concentración e histórico).

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Marco jurídico
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental (DOF, 11/06/02)
Artículo 32
Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el
Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los
documentos administrativos, así como la organización de archivos de lasdependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y
mejores prácticas internacionales en la materia.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las
disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los
archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía
simple de sus sistemas de clasificación ycatalogación, así como de la
organización del archivo.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Información Pública Gubernamental (DOF, 11/06/03)
Artículo 46
De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este
Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple
de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con elobjeto de
facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará
anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación
de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los
lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.

Lineamientos generales para la organización y
conservación de los archivos de lasdependencias y
entidades de la administración pública federal (DOF,
20/02/04)
Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las
definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se
entenderá por:

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XVIII. Guía simple de archivo: esquema...