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Introducción
Producto de investigaciones realizadas a organizaciones de la región, de los sectores económicos publico y privado, y dentro del proyecto de investigación "La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un modelo gerencial", se presentan algunos conceptos relativos al control en la gestión de compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto deinvestigación, las experiencias adquiridas y los intercambios académicos realizados con Jefes de Compras.

Hablar del proceso, el control de gestión de compras daría para un artículo extenso donde se hiciera un análisis completo, desde la iniciación del proceso hasta la culminación de este, sin embargo hemos considerado que sería mas interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que ayude allector a reflexionar sobre los controles internos que se deben aplicar en su actividad y alrededor de la gestión de compras.

Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a cabo en los seminarios de actualización sobre compras que se han mencionado anteriormente, y a la Bibliografía consultada podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la definición y al control ya que un conceptomás amplio se plantea en el libro titulado "Como mejorar y controlar las compras" el cual se encuentra en impresión y donde se recoge las experiencias vividas en algunas empresas y las sugerencias planteadas por Directores de Compras que laboran en la región.

Presentaremos en este artículo la definición, los objetivos de la función de compras, así como el perfil del cargo por competenciaslaborales, y sus responsabilidades del Director del departamento, para concluir con el diseño de los controles internos respectivos y la automatización del manejo informático del Departamento de Compras.

Definición
Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector de la empresa. Elprincipal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales es obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión de la organización.

Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización se señalan unos objetivos específicos al departamento de compras queparten de un principio: Cuidar los fondos de la Compañía y obtener utilidades.

El objetivo de utilidad esta implícito en el concepto de obtener:

Materiales apropiados al precio adecuado.

La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.

Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisición de Materiales y servicios.

Los autores consideran que elplanteamiento presentado permite dar las bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestión de compras.

2.1. Objetivos específicos de la función de compras:

1. formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.

2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores,estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.

3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.

4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.

5. Estar muy atentos a que los artículos omercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.

6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio.

7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

8. Participación activa en la negociación con proveedores...