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Sábado, 12 de abril del 2008
5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Publicado por Carlos Hernando Cordoba Tobon en 5. Caracterización a las 09:16
5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Una excelente manera de planificar los procesos y de ahí en adelante su gerenciamiento, es mediante la caracterización o descripción de cada uno de ellos. Al caracterizar el proceso, el líder, clientes, proveedores y elpersonal que participa de la realización de las actividades, adquieren una visión integral, entienden para qué sirve lo que individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicación. Esto favorece de manera contundente la calidad de los productos y servicios.
La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se debencontrolar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo.
Estos elementos son: Misión, líder, límites, clientes, productos, subprocesos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados y los recursos físicos y/o tecnológicos
A continuación presento un breve significado de cada uno de los anteriores factores mencionados:
Misión: Es describir el objetivo o para qué existeese proceso dentro de la organización. Deben evitarse descripciones altruistas o soñadoras. Simplemente es explicar la razón del proceso dentro de la organización. De aquí también puede surgir la necesidad de definirle el nombre en caso de que no se ajuste a las nuevas condiciones de la empresa.
Líder: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad de gerenciar el proceso.Recordemos que esta persona puede ser el jefe de alguna de las áreas o departamentos que intervienen en el proceso.
Límites: Es acordar con qué actividad se inicia el proceso y con cuál termina.
Clientes: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los productos y/o servicios que genera el proceso. Normalmente aquí se indican nombres de empresas, clientes individuales si esdel caso y nombres de las áreas o procesos internos.
Productos: Son los entregables del proceso y que no serán objeto de ninguna otra transformación por parte del proceso que lo genera y que son entregados a los clientes. Evitar describir productos o semielaborados que son para el mismo proceso, pues quiere decir que todavía requieren que se les agregue valor para que otro cliente externo ointerno esté dispuesto a pagar por ellos.
Subprocesos: Son las grandes etapas que el proceso requiere realizar para transformar los insumos o materias primas en los productos.
Insumos: Son las materias primas y materiales directos que el proceso necesita para obtener sus productos.
Proveedores: Son las entidades internas y externas que entregan los insumos.
Base documental: Son todos aquellosmanuales, reglamentación legal, especificaciones de los clientes, procedimientos documentados que se requieren para un adecuado control y garantizar que los productos obtenidos cumplen los requisitos del cliente, de la misma empresa, del sector y de los entes gubernamentales.
Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del proceso. También se les conoce como puntos decontrol.
Estos indicadores deben diseñarse para asegurar los resultados (indicadores de producto), para controlar el proceso en sí (indicadores de proceso) e indicadores a la entrada o inicio (indicadores de insumos).
Los indicadores de producto y de insumos miden normalmente la EFICACIA (calidad, oportunidad, seguridad, costo) y los de proceso miden EFICIENCIA (cantidad producida por horas hombreu horas máquina, aprovechamiento de materiales, desperdicios, rendimientos, defectos por unidad de producción, etc).
Cargos involucrados: Es la identificación o relación de los cargos que intervienen en las diferentes atapas del proceso.
Recursos: Para identificar los equipos, maquinaria, software, hardware que el proceso requiere para obtener los productos y servicios.
La caracterización...